Erstellerinformationen in Dokumenten, PDFs und Office-Dateien

Wenn man beim Whistleblowing mit Dokumenten arbeitet, darf man nicht nur den sichtbaren Text ansehen.

In PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie in als Bild gespeicherten Materialien können Erstellerinformationen, Bearbeitungsverlauf, Kommentare, Vorlagen, Dateipfade und Verteilkennungen zurückbleiben.

Selbst wenn der Name aus dem Text entfernt wurde, bricht die Anonymität zusammen, wenn im Inneren der Datei der Name des Erstellers zurückbleibt.

Dieser Artikel ordnet die Erstellerinformationen in Dokumenten, PDFs und Office-Dateien, auf die man beim Whistleblowing besonders achten sollte.

Was Erstellerinformationen sind

Erstellerinformationen sind Informationen, die einer Datei beigefügt sind, etwa Ersteller, Firmenname, Bearbeiter, Erstellungssoftware und Erstellungszeitpunkt.

In Office-Dokumenten und PDFs können Informationen zurückbleiben, die man auf dem Bildschirm nicht sieht.

Auch wenn diese Informationen auf dem geöffneten Bildschirm nicht erscheinen, können sie als Eigenschaften oder Metadaten zurückbleiben.

Vorsichtspunkte bei Office-Dateien

In Word, Excel und PowerPoint bleiben Änderungsverläufe und Kommentare leicht zurück.

Besonders bei internen Dokumenten werden für die Prüfung verantwortliche Personen, Abteilungsnamen, Korrekturverläufe, ausgeblendete Tabellenblätter und eingebettete Objekte zu Hinweisen.

Office-Dateien unverändert nach außen zu senden, ist gefährlich.

Erstellen Sie eine Veröffentlichungskopie und prüfen Sie unnötige Verläufe und Kommentare. Wenn jedoch Beweiswert nötig ist, bewahren Sie das unbearbeitete Original.

Vorsichtspunkte bei PDFs

PDFs wirken sicher, aber im Inneren bleiben Informationen zurück.

Ersteller, Erstellungssoftware, Anmerkungen, Formulare, eingebetteter Text, Text unter Schwärzungen und angehängte Dateien können enthalten sein.

Eine Datei wird nicht allein dadurch sicher, dass sie in PDF umgewandelt wurde.

Prüfen Sie Schwärzungen, Anmerkungen, Eigenschaften und eingebettete Informationen.

Fehler bei Schwärzungen beachten

In Whistleblowing-Materialien werden Namen oder Nummern manchmal geschwärzt.

Wenn jedoch nur ein schwarzes Rechteck darübergelegt wird, kann der darunterliegende Text zurückbleiben. Es kann möglich sein, Text aus der PDF zu kopieren, zu suchen oder sichtbar zu machen, indem eine Ebene entfernt wird.

Bei Schwärzungen entscheidet man nicht nur nach dem Aussehen.

Öffnen Sie die Veröffentlichungskopie in einer anderen App und prüfen Sie Kopieren, Suche und Eigenschaften.

Grenzen von Screenshots

Manche denken, ein Dokument werde sicher, wenn man daraus einen Screenshot macht.

Screenshots können einen Teil der Metadaten verringern, sind aber kein Allheilmittel. Auf dem Bildschirm können Benachrichtigungen, Kontonamen, Uhrzeit, OS-Oberfläche, Browser-Tabs und Dateinamen erscheinen. Auch in Bilddateien können Aufnahmezeitpunkt oder Geräteinformationen zurückbleiben.

Ein Screenshot beseitigt nicht alle Probleme des Originals.

Als Veröffentlichungsbild muss er gesondert geprüft werden.

Prüfung und Sicherung trennen

Beim Whistleblowing ist es gefährlich, nur daran zu denken, Metadaten zu entfernen.

Der Beweiswert des Originals kann wichtig sein. Manchmal sind Informationen nötig, die zeigen, wann ein Material erstellt wurde, wer es erstellt hat oder ob es echt ist.

Was entfernt und was erhalten wird, hängt vom Zweck ab.

Bei einer Informationsgabe an eine Redaktion, einer Beratung mit einer Anwältin oder einem Anwalt und einer öffentlichen Veröffentlichung fällt die Entscheidung unterschiedlich aus.

Nicht nur mit Werkzeugen entscheiden

Werkzeuge zur Metadatenprüfung sind nützlich.

ExifTool ist ein verbreitetes Werkzeug zur Prüfung von Metadaten in vielen Dateiformaten.

URL : https://exiftool.org/

Allerdings sind nicht nur die Informationen riskant, die ein Werkzeug sichtbar macht. Interne Begriffe im Text, Dokumentnummern, Verteilerkreis, sprachliche Gewohnheiten und die geringe Zahl der Personen, die eine Datei erhalten konnten, grenzen den Kreis möglicher Personen ebenfalls ein.

An das Verfahren der Empfängerseite anpassen

Bei Whistleblowing-Materialien ist es auch wichtig, nicht nach eigenem Urteil zu viel zu bearbeiten.

Redaktionen, Anwältinnen und Anwälte, Unterstützungsorganisationen und Meldestellen können jeweils eigene Verfahren für den Empfang von Materialien und die Beweissicherung haben. Prüfen Sie vor der Einreichung, in welchem Format gesendet werden soll, ob das Original nötig ist oder ob eine anonymisierte Kopie genügt.

Sichere Dokumentenverarbeitung verändert sich je nach Zweck und Einreichungsziel.

Entscheiden Sie nicht allein, dass es sicher sei, wenn etwas entfernt wird, sondern prüfen Sie sowohl den nötigen Beweiswert als auch die Anonymität.

Wenn die Entscheidung schwierig ist, prüfen Sie vor der Einreichung eine sichere Beratungsmethode bei der Empfängerseite.

Dokumentenverarbeitung ist eine Arbeit, die Anonymität und Beweiswert gleichzeitig behandelt.

Wenn nur eine Seite priorisiert wird, bleiben Risiken zurück, die später nicht erklärt werden können.

Zusammenfassung

In Dokumenten, PDFs und Office-Dateien können Erstellerinformationen, Bearbeitungsverläufe, Kommentare, Dateipfade, Anmerkungen und ausgeblendete Daten zurückbleiben.

Selbst wenn der Name aus dem Text entfernt wurde, bricht die Anonymität zusammen, wenn im Inneren der Datei echter Name oder Organisationsname zurückbleiben.

Beim Whistleblowing trennt man Original, Prüfkopie, Einreichungskopie und Veröffentlichungskopie. Bei Materialien, für die Beweiswert nötig ist, bearbeitet man sie nicht unbedacht, sondern fragt Fachleute oder die Empfängerseite.

Werkzeuge zur Metadatenprüfung sind nützlich, aber zugleich muss man auch die Korrelation von Dokumentinhalt und Verteilerkreis ansehen.

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