Office 文件中的元数据

Office 元数据的风险

Office 文档是对匿名性来说较难处理的格式。

Word、Excel、PowerPoint 中可能残留作者信息、修改历史、评论、隐藏工作表、模板、内部路径、协同编辑信息。即使看起来已经删除，内部仍可能留下工作过程。

本文整理 Office 元数据的风险。专门讨论作者信息的内容见“Office 文件的作者信息”。

什么是 Office 元数据

Office 元数据是附属于文档正文以外的信息。

Office 文件适合编辑和共同作业。

因此，将其作为发布用文件处理时，需要确认内部信息。

Excel 和 PowerPoint 中容易漏看的内容

不仅是 Word，Excel 和 PowerPoint 也需要注意。

Excel 中可能残留隐藏工作表、筛选器、单元格评论、定义名称、外部链接。PowerPoint 中可能残留演讲者备注、隐藏幻灯片、图片原始信息、评论。

只确认可见页面是不够的。

需要使用应用的文档检查功能，并在转换为其他格式后再次确认。

共享方法也要注意

Office 文件经常与云端共享结合使用。

即使删除了文件本身的元数据，共享链接的所有者名、编辑历史、访问权限、URL 中包含的信息仍可能残留。

在匿名性中，不仅要确认文件，也要确认共享路径。

制作为发布用文件的流程

将 Office 文档制作为发布用文件时，应分开编辑用文件和发布用文件。

编辑用文件中可能需要历史和评论。但是，如果原样发布，创建过程和相关人员会显露出来。

创建发布用副本，可以在保留证据性和工作历史的同时，减少向外部暴露的信息。

在内部举报或法律咨询中，如何保存原文件也很重要。

不应原样交付 Office 文件的场景

在匿名性重要的场景中，有时不应原样交付 Office 文件。

特别是在内部举报、职场纠纷、学校问题、消息来源保护中，作者和编辑历史可能缩小相关人员范围。

Office 文档擅长留下共同作业的痕迹。

这在业务中很方便，但在匿名公开中很危险。谁、何时、修改了哪里，这些信息有时会比内容本身更强地成为线索。

处理收到的文档时

不仅是自己创建的 Office 文档，从他人那里收到的文档也要注意。

在内部举报、采访、咨询中，可能会收到提供者创建的文档。该文档中可能残留提供者本人、同事、组织、设备、云端的信息。

收到的文档往往包含本人没有注意到的信息。

公开或共享前，必须使用单独副本确认。

不要止步于文档检查

Office 有用于确认文档内个人信息和隐藏信息的功能。

这很有用，但不能把匿名性确认全部交给它。文档检查能发现的信息，和读者从正文或表格中推测出的信息是不同的。内部术语、案件名、只有部门内使用的缩写、表格排列、图片内文字，仅靠机械检查有时很难判断。

匿名公开中，应结合工具确认和人工阅读。

不要认为“用功能删除了所以安全”。应从接收方视角重新阅读最终将被公开的文档。

总结

Office 元数据中可能包含作者、公司名、修改历史、评论、隐藏工作表、演讲者备注、链接、协同编辑信息。

在匿名性中，基本原则是不要原样公开 Office 文件。

创建发布用副本，确认文档检查、隐藏信息、评论、链接、文件名、共享对象。

即使转换为 PDF，也需要确认转换后的元数据。

Office 文档是一种可能不仅交出正文，还会交出工作环境的格式。

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