评论和修改历史的风险

文档文件中，不仅正文，评论、修改历史、编辑者名、作业日期时间也可能残留。

Office 文档、PDF、共同编辑文档尤其需要注意。

匿名共享文档时，即使从正文中删除姓名，如果评论栏或修改历史中还残留作者、编辑者、组织名、往来痕迹，就没有意义。

本文整理评论和修改历史与匿名性的关系，以及公开前应该确认什么。

什么是评论和修改历史

评论是附加在文档特定位置的备注或指摘。

修改历史是记录谁在什么时候修改了哪个部分的功能。

这些信息即使在画面上隐藏，也可能残留在文件内。

“看不见”和“已经删除”是两回事。

为什么与匿名性有关

评论和修改历史显示文档的制作过程。

在匿名性中，这个过程会成为强线索。

例如，匿名共享内部资料时，即使从正文中删除部门名，如果评论中残留上司姓名或团队名，来源候选就会被缩小。

采访资料中，评论和修订历史可能让人推测信源、编辑者、公开前的往来。

评论和历史比正文更容易被疏忽。

正因如此，公开前必须确认。

修改历史会残留原信息

修改历史中特别危险的是，原本以为删除掉的信息仍留在历史中。

正文上看姓名已经消失，但显示修改历史时，原姓名可能会出现。

地址、部门名、相关人员名、时间线、内部用语也是一样。

越是为了匿名化而编辑过的文档，越需要注意修改历史。

因为编辑过程本身包含原本想隐藏的信息。

公开前确认事项

公开文档前，确认下面项目。

Office 文档有时可以使用文档检查功能。

但是，即使使用了检查功能，也不能只凭它判断为完全。

删除后还要用其他方法确认。

共同编辑文档的注意点

共同编辑文档中，不仅文件本身，服务上的历史也会成为问题。

谁编辑过、谁评论过、共享给谁、用哪个账号打开过，这些都可能留在服务侧。

即使从共同编辑服务导出文件，服务侧历史也不会因此消失。

思考匿名性时，要分开看文件内容和云端侧残留的历史。

只删除评论还不够

即使删除评论，也可能残留修改历史、作者信息、文件名、云端历史。

删除评论是必要作业。

但是，文档匿名化是确认多个层面的作业。

不要以“评论已经删掉所以没问题”结束，而要以重新制作公开用文档的思路处理。

PDF 化后也要确认

为了删除评论和修改历史，有时会转成 PDF。

PDF 化在某些场景有效，但不是万能的。

PDF 内可能残留注释、作者信息、隐藏文本、嵌入文件。

此外，PDF 化过程中还可能新附加创建应用名和创建日期时间。

因此，Office 文档转换成 PDF 后，也要作为 PDF 重新确认。

高风险文档也要重新看内容

即使删除评论和修改历史，正文内容本身也可能显示来源。

只有参加特定会议的人才知道的话、特定部门才使用的缩写、只发给少数人的资料、细到过头的时间线，都是元数据之外的线索。

内部举报和采访资料中，只删除文档元数据是不够的。

要从第三方视角确认，是否会从内容推测出谁可能知道这些信息。

重新制作公开用文件的思路

评论和修改历史很多的文档，与其直接清理原文件，有时重新制作公开用文件更安全。

例如，只把必要正文移到新文档中，泛化固有名词，在没有评论和历史的状态下制作公开用 PDF。

但是，复制目标的新文档也会附带作者名和创建时间。

因此，重新制作后，也要再次确认元数据和文件名。

匿名性中，把加工原本的作业和制作公开用文件的作业分开，会更容易确认。

总结

评论和修改历史是显示文档制作过程的信息。

即使从正文中删除姓名和地名，如果残留在评论、修改历史、注释、作者信息中，匿名性也会变弱。

尤其是内部举报、采访资料、共同编辑文档中，编辑者、部门、作业时间、原文章都是强线索。

公开前，要确认评论、修改历史、作者、注释、隐藏元素。

PDF 化也不是终点。PDF 化后的文件也要从元数据和外观两方面重新确认。

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