文档、PDF 和 Office 文件中的作者信息

在内部举报中处理文档时，不能只看正文。

PDF、Word、Excel、PowerPoint、图片化的资料中，可能会残留作者信息、编辑历史、评论、模板、文件路径、分发标识符。

即使从正文中删除了姓名，只要文件内部残留作者姓名，匿名性就会崩塌。

本文整理内部举报中尤其需要注意的文档、PDF 和 Office 文件的作者信息。

什么是作者信息

作者信息是指附随在文件上的作者、公司名、编辑者、创建软件、创建日期时间等信息。

Office 文档和 PDF 中，可能残留从外观上看不出来的信息。

这些信息即使没有显示在打开文件后的画面上，也可能作为属性或元数据保留下来。

Office 文件的注意事项

Word、Excel、PowerPoint 中容易残留修订记录和评论。

尤其是内部文档中，审阅负责人、部门名、修改历史、隐藏工作表、嵌入对象都会成为线索。

将 Office 文件原样发送到外部是危险的。

应制作发布副本，并确认不需要的历史记录和评论。不过，在需要证据价值的场景中，要保存加工前的原件。

PDF 的注意事项

PDF 看起来安全，但内部会残留信息。

其中可能包含作者、创建软件、注释、表单、嵌入文字、黑色遮盖下方的文字、附件。

并不是只要转换成 PDF 就会安全。

需要确认遮盖处理、注释、属性、嵌入信息。

注意遮盖失败

在内部举报资料中，有时会用黑色遮盖姓名或编号。

但是，如果只是把黑色方块放在文字上方，下方文字可能仍然存在。可能可以从 PDF 中复制文字、搜索文字，或者移除图层后看到文字。

遮盖不能只凭外观判断。

用其他应用打开发布用文件，并进行复制、搜索、属性确认。

截图化的局限

有人认为把文档做成截图就会安全。

截图有时可以减少一部分元数据，但并非万能。画面中可能拍到通知、账号名、时间、OS 界面、浏览器标签页、文件名。图片文件中也可能残留创建日期时间或设备信息。

截图化不是把原件问题全部消除的处理。

作为发布用图片，需要另行确认。

区分确认和保全

在内部举报中，只考虑删除元数据是危险的。

原件的证据价值有时很重要。资料是什么时候创建的、由谁创建、显示真实性的信息，有时会变得必要。

删除什么、保留什么，会因目的而改变。

向新闻机构提供信息、向律师咨询、公开发布时，判断并不相同。

不要只靠工具判断

元数据检查工具很有用。

ExifTool 是用于检查多种文件格式元数据的代表性工具。

URL : https://exiftool.org/

不过，工具能看到的信息并不是全部风险。正文中的内部术语、文档编号、分发范围、表达习惯、能够取得文件的人很少，也会缩小举报者候选范围。

配合接收方的流程

内部举报资料也很重要的一点是，不要凭自己判断过度加工。

新闻机构、律师、支持团体、举报受理渠道，各自可能有资料接收方式和证据保全方针。提交前，要确认应以哪种格式发送、是否需要原件、匿名化副本是否可以。

安全的文档处理方式会因目的和提交对象而改变。

不要自己决定“删掉就安全”，而要同时确认必要的证据价值和匿名性。

如果难以判断，在提交前向接收方确认安全的咨询方法。

文档处理是同时处理匿名性和证据价值的工作。

只优先其中一方，会留下之后无法说明的风险。

总结

文档、PDF、Office 文件中，可能残留作者信息、编辑历史、评论、文件路径、注释、隐藏数据。

即使从正文中删除了姓名，只要文件内部残留真实姓名或组织名，匿名性就会崩塌。

在内部举报中，要区分原件、确认用、提交用、发布用。需要证据价值的资料，不要随意加工，应向专家或接收方确认。

元数据检查工具很有用，但也需要同时查看文档内容和分发范围之间的关联。

相关工具

相关文章