معلومات المؤلف والمنظمة المتبقية في ملفات المستندات

تبقى في ملفات المستندات معلومات غير النص الأساسي.

ملفات Word وExcel وPowerPoint وPDF والقوالب الداخلية والمواد المصدرة. قد تتضمن هذه الملفات اسم المؤلف، واسم المنظمة، واسم القسم، واسم الجهاز، واسم القالب، وسجل التغييرات، والتعليقات، وجزءا من مسار داخلي.

في الإبلاغ عن المخالفات، قد تربط هذه المعلومات المبلّغ أو المنظمة التي ينتمي إليها بالمادة.

قبل إرسال مستند، يجب فحص المعلومات الموجودة داخل الملف، لا مظهره فقط.

ما معلومات المؤلف؟

قد تسجل برامج إنشاء المستندات المؤلف أو اسم الشركة داخل الملف.

يشمل ذلك اسم المستخدم، واسم المنظمة، وآخر من حفظ الملف، والمحررين، والقالب، ووقت الإنشاء، ووقت التحديث.

حتى إذا حذفت الاسم من النص، قد يبقى الاسم في خصائص الملف.

قد لا تظهر معلومات المؤلف في الشاشة التي تفتح فيها المستند. لذلك، حتى إذا بدا النص بلا مشكلة عند قراءته، قد تبقى في تفاصيل الملف أو خصائصه أسماء حقيقية، وأسماء شركات، وأسماء أجهزة. هذه معلومات تحفظها برامج إنشاء المستندات تلقائيا من أجل العمل التعاوني والإدارة.

في الإبلاغ عن المخالفات أو التقديم المجهول، يصبح هذا الحفظ التلقائي خطرا. حذف الاسم من النص فقط لا يعني أنك فحصت المستند كله.

أين تبقى معلومات المنظمة؟

لا تبقى معلومات المنظمة في الخصائص فقط.

قد تبقى في رؤوس المستند وتذييلاته، والتعليقات، وسجل التغييرات، والروابط الداخلية، والصور المضمنة، والقوالب الداخلية، والمعلومات الناتجة عند التحويل إلى PDF.

في المواد الداخلية، تبقى المعلومات غالبا في البنية الداخلية أكثر مما تظهر في مظهر المستند.

تحتاج القوالب الداخلية إلى عناية خاصة. يمكن أن تكشف الرؤوس والتذييلات وأرقام المستندات وخانات الاعتماد وتصنيفات السرية وأسماء الأقسام والروابط الداخلية والخطوط والشعارات المنظمة أو القسم. حتى إذا موّهت النص، قد يظهر المصدر من شكل القالب.

وتبقى معلومات أيضا في الصور والرسوم البيانية المضمنة. قد يبقى اسم ملف الصورة الملصقة، أو البيانات الأصلية، أو الرابط الهدف، أو معلومات برنامج الإنشاء. افحص ملف المستند بفصل النص والمعلومات الملحقة والعناصر المضمنة.

لماذا يكون ذلك خطرا في الإبلاغ عن المخالفات؟

في الإبلاغ عن المخالفات، لا تشير معلومات المؤلف دائما إلى المبلّغ مباشرة.

ومع ذلك، يمكن أن تكشف أسماء المنظمات والأقسام، وأرقام الإصدارات، والقوالب، والتعليقات، مصدر المادة ونطاق من يستطيع الوصول إليها.

إذا لم يفحص الطرف المتلقي ذلك قبل النشر، فقد يتضرر المبلّغ وأطراف أخرى أيضا.

في الإبلاغ عن المخالفات، لا ينظر الطرف المقابل إلى "من أنشأ الملف" فقط. من يستطيع رؤية هذه المادة؟ من أي قالب قسم جاءت؟ من أي فترة هذا الإصدار؟ من علّق عليها؟ في أي مجلد كانت محفوظة؟ من هذه المعلومات، يمكن تضييق نطاق من كان يستطيع الوصول إليها.

لا تؤثر معلومات ملف المستند في المبلّغ وحده، بل قد تؤثر أيضا في منشئ المادة، والمراجعين، وجهات التوزيع، والمعتمدين. قبل النشر، افحص ما إذا كانت هناك معلومات تعود إلى مجموعة الأطراف المعنية كلها.

طريقة التفكير في الفحص

افحص ملفات المستندات من عدة زوايا.

انظر إلى الخصائص، والتعليقات، وسجل التغييرات، والرأس والتذييل، والملفات المضمنة، والمعلومات بعد التحويل إلى PDF.

تغيير تنسيق المستند لا يعني بالضرورة أن المعلومات تختفي.

حتى إذا حوّلت Word إلى PDF، قد تبقى معلومات المؤلف أو معلومات مصدرها الملف الأصلي.

قد يقلل التحويل بعض المعلومات، لكنه لا يحذفها دائما. حتى في تحويل Word إلى PDF، أو Excel إلى صورة، أو PowerPoint إلى PDF، قد تبقى معلومات المؤلف، والخطوط المضمنة، والتعليقات، والأوراق المخفية، واسم الملف. افحص الملف الناتج عن التحويل كملف مستقل.

مسؤولية الطرف المتلقي

خطر ملفات المستندات ليس مشكلة المرسل وحده. يجب على الطرف المتلقي أيضا أن يفحصها، مثل المؤسسات الإعلامية، ومنظمات الدعم، ونوافذ الاستشارة، والمحررين المشاركين. إذا شاركت الملف الذي استلمته أو نشرته كما هو، فقد توسع انتشار معلومات المرسل والأطراف المعنية.

للتعامل مع المستند بأمان، افحصه ثلاث مرات: قبل الإرسال، وبعد الاستلام، وقبل النشر. في كل مرحلة، من المهم ألا تحكم من المظهر فقط.

انتبه إلى المعلومات التي تظن أنك حذفتها

في المستندات، قد تبقى معلومات حذفتها من الشاشة في مكان آخر. قد تظن أنك حذفت تعليقا، لكنه يبقى في سجل التغييرات. قد تحذف الاسم من النص، لكنه يبقى في الخصائص. قد تعيد لصق الصورة، لكن اسم الملف الأصلي يبقى. قد تحوّل الملف إلى PDF، لكن معلومات المؤلف تبقى.

لذلك، افحص المستند مرة أخرى بعد التعديل. افصل الملف قبل التحرير عن الملف بعد التحرير، ولا تفحص نسخة النشر فقط، بل افحص الملف النهائي الذي ستوزعه.

خلاصة

قد تبقى في ملفات المستندات أسماء المؤلفين، وأسماء المنظمات، وآخر من حفظ الملف، وسجل التغييرات، والتعليقات، والقوالب، والروابط الداخلية.

في الإبلاغ عن المخالفات، تصبح هذه مؤشرات إلى المبلّغ، والقسم، ومصدر المادة، ونطاق توزيعها.

حتى إذا حذفت الاسم من النص، قد تبقى معلومات داخل الملف.

قبل إرسال مستند، أو مشاركة مادة مستلمة، أو نشرها، افحص الخصائص، وسجل التغييرات، والتعليقات، والرأس والتذييل، والعناصر المضمنة.

من المهم ألا تحكم على ملفات المستندات من مظهرها فقط.

أدوات ذات صلة

مقالات ذات صلة