معلومات المؤلف في الوثائق وملفات PDF وملفات Office

المبلغون

معلومات المؤلف في الوثائق وملفات PDF وملفات Office

عند التعامل مع الوثائق في الإبلاغ عن المخالفات الداخلية، لا تنظر إلى النص وحده.

قد تبقى في ملفات PDF وWord وExcel وPowerPoint والمواد المحولة إلى صور معلومات المؤلف، وتاريخ التحرير، والتعليقات، والقوالب، ومسارات الملفات، ومعرّفات التوزيع.

حتى إذا حذفت الاسم من النص، تنهار المجهولية إذا بقي اسم المؤلف داخل الملف.

ترتب هذه المقالة معلومات المؤلف في الوثائق وملفات PDF وملفات Office التي ينبغي الانتباه إليها خصوصًا في الإبلاغ عن المخالفات الداخلية.

ما معلومات المؤلف

معلومات المؤلف هي معلومات مرفقة بالملف، مثل المؤلف، واسم الشركة، والمحرر، وبرنامج الإنشاء، وتاريخ ووقت الإنشاء.

قد تبقى في مستندات Office وملفات PDF معلومات لا يمكن معرفتها من المظهر.

المعلومات	ما الذي يمكن معرفته
اسم المؤلف	الاسم الحقيقي أو اسم حساب داخلي
اسم الشركة	المؤسسة التي ينتمي إليها الشخص
آخر من حدّث الملف	الشخص الذي شارك في التحرير
تاريخ ووقت الإنشاء	متى أُنشئت المواد
مسار الملف	اسم القسم، اسم المستخدم، اسم الجهاز
التعليقات	محادثات داخلية أو أسماء مسؤولين

حتى إذا لم تظهر هذه المعلومات على شاشة فتح الملف، فقد تبقى في الخصائص أو البيانات الوصفية.

نقاط الانتباه في ملفات Office

في Word وExcel وPowerPoint، يسهل أن تبقى تعقّبات التغييرات والتعليقات.

في الوثائق الداخلية خصوصًا، يصبح مسؤولو المراجعة، وأسماء الأقسام، وتاريخ التعديلات، والأوراق المخفية، والكائنات المضمنة مؤشرات.

معلومات ملف Office	الخطر
تعقّب التغييرات	يبيّن من عدّل أي موضع
التعليقات	تبقى أسماء المسؤولين أو محادثات داخلية
الأوراق المخفية	تبقى بيانات لا تظهر في الواجهة
الملفات المضمنة	تتضمن مواد أصلية أو ملفات أخرى
القالب	يبيّن اسم المؤسسة أو اسم القسم

إرسال ملف Office إلى الخارج كما هو خطر.

أنشئ نسخة للنشر، وافحص السجلات والتعليقات غير الضرورية. لكن في الحالات التي تحتاج فيها إلى قيمة إثباتية، احفظ الأصل قبل المعالجة.

نقاط الانتباه في PDF

يبدو PDF آمنًا، لكن تبقى داخله معلومات.

قد يتضمن المؤلف، وبرنامج الإنشاء، والتعليقات التوضيحية، والنماذج، والنص المضمن، والنص تحت التعتيم، والملفات المرفقة.

معلومات PDF	نقطة الانتباه
المؤلف	يبقى اسم حقيقي أو اسم مؤسسة
التعليقات التوضيحية	تظهر التعليقات أو تاريخ المراجعة
النص المضمن	قد يبقى نص تحت التعتيم
النماذج	يبقى تاريخ الإدخال أو أسماء الحقول
الملفات المرفقة	قد يحتوي PDF على ملف آخر داخله

لا يصبح الملف آمنًا بمجرد تحويله إلى PDF.

افحص التعتيم، والتعليقات التوضيحية، والخصائص، والمعلومات المضمنة.

انتبه إلى فشل التعتيم

في مواد الإبلاغ عن المخالفات الداخلية، قد تُعتّم الأسماء أو الأرقام.

لكن إذا وضعت مستطيلًا أسود فوق النص فقط، فقد يبقى النص تحته. قد يمكن نسخ النص من PDF، أو البحث عنه، أو رؤيته عند إزالة طبقة.

فشل التعتيم	ما الذي يحدث
وضع شكل فوق النص فقط	يظهر النص الأصلي بالنسخ أو البحث
إخفاؤه بتعليق توضيحي فقط	يظهر عند إخفاء التعليق التوضيحي
التحويل إلى صورة غير كاف	يمكن قراءة النص بدقة عالية
حذف جزء فقط	يُستدل عليه من المعلومات المحيطة
إرفاق الملف الأصلي	تبقى المواد قبل المعالجة

لا تحكم على التعتيم من المظهر وحده.

افتح ملف النشر في تطبيق آخر، ونفّذ النسخ، والبحث، وفحص الخصائص.

حدود تحويل الوثيقة إلى لقطة شاشة

يعتقد بعض الناس أن تحويل الوثيقة إلى لقطة شاشة يجعلها آمنة.

قد تقلل لقطة الشاشة بعض البيانات الوصفية، لكنها ليست حلًا كاملًا. قد تظهر في الشاشة إشعارات، وأسماء حسابات، والوقت، وواجهة OS، وتبويبات المتصفح، واسم الملف. وقد تبقى في ملف الصورة أيضًا تواريخ إنشاء أو معلومات جهاز.

ما يبقى في لقطة الشاشة	نقطة الانتباه
الإشعارات	تظهر حسابات بأسماء حقيقية أو خدمات أخرى
تبويبات المتصفح	تظهر صفحات أو خدمات يجري تصفحها
الوقت	يرتبط بتاريخ السلوك
اسم الملف	يظهر اسم قضية أو اسم قسم
البيانات الوصفية للصورة	قد يبقى تاريخ الإنشاء أو معلومات الجهاز

تحويل الوثيقة إلى لقطة شاشة ليس معالجة تمحو كل مشكلات الأصل.

يلزم فحصها على حدة كصورة مخصصة للنشر.

افصل بين الفحص والحفظ كدليل

في الإبلاغ عن المخالفات الداخلية، من الخطر التفكير في حذف البيانات الوصفية فقط.

قد تكون القيمة الإثباتية للأصل مهمة. قد تصبح معلومات مثل متى أُنشئت المواد، ومن أنشأها، وما يثبت أصالتها، ضرورية.

الملف	طريقة التعامل
الأصل	يُحفظ بأمان للحفاظ على القيمة الإثباتية
نسخة للفحص	تُفحص فيها البيانات الوصفية والمحتوى
نسخة للتقديم	تُعد وفق إجراءات جهة التلقي
نسخة للنشر	تُحذف منها المعلومات الشخصية غير الضرورية

ما الذي تحذفه وما الذي تبقيه يتغير بحسب الغرض.

يختلف الحكم بين تقديم معلومات إلى مؤسسة إعلامية، واستشارة محام، والنشر العام.

لا تحكم بالأدوات وحدها

أدوات فحص البيانات الوصفية مفيدة.

ExifTool أداة معروفة تُستخدم لفحص البيانات الوصفية في كثير من صيغ الملفات.

URL : https://exiftool.org/

لكن المعلومات التي تراها الأداة ليست هي الخطر كله. المصطلحات الداخلية في النص، وأرقام الوثائق، ونطاق التوزيع، وعادات التعبير، وقلة الأشخاص الذين يمكنهم الحصول على الملف، كلها تضيّق نطاق المرشحين المحتملين أيضًا.

اتبع إجراءات جهة التلقي

في مواد الإبلاغ عن المخالفات الداخلية، من المهم أيضًا ألا تفرط في المعالجة اعتمادًا على حكمك وحدك.

قد تكون لدى المؤسسات الإعلامية، والمحامين، وجهات الدعم، وقنوات استقبال البلاغات، طرق مختلفة لتلقي المواد وسياسات لحفظ الأدلة. قبل التقديم، افحص بأي صيغة ينبغي الإرسال، وهل يلزم الأصل، وهل تكفي نسخة مجهولة.

الطرف	ما ينبغي فحصه
مؤسسة إعلامية	قناة تقديم معلومات مجهولة وصيغة المواد
محام	حفظ الأصل، القيمة الإثباتية، جواز المعالجة
جهة دعم	مسار استشارة آمن، المواد اللازمة
قناة إبلاغ داخلية في الشركة	التحقق من الهوية، السجلات، خطر الانتقام
جهة إدارية	صيغة التقديم، الإجراءات، التعامل مع معلومات الشخص

تتغير المعالجة الآمنة للوثائق بحسب الغرض وجهة التقديم.

لا تقرر وحدك أن "الحذف يعني الأمان"، بل افحص القيمة الإثباتية والمجهولية المطلوبتين معًا.

إذا كان الحكم صعبًا، فاسأل جهة التلقي قبل التقديم عن طريقة استشارة آمنة.

معالجة الوثائق عمل يتعامل مع المجهولية والقيمة الإثباتية في الوقت نفسه.

إذا أعطيت الأولوية لأحدهما فقط، تبقى مخاطر لا يمكن شرحها لاحقًا.

الخلاصة

قد تبقى في الوثائق وملفات PDF وملفات Office معلومات المؤلف، وتاريخ التحرير، والتعليقات، ومسارات الملفات، والتعليقات التوضيحية، والبيانات المخفية.

حتى إذا حذفت الاسم من النص، تنهار المجهولية إذا بقي داخل الملف اسم حقيقي أو اسم مؤسسة.

في الإبلاغ عن المخالفات الداخلية، افصل بين الأصل، ونسخة الفحص، ونسخة التقديم، ونسخة النشر. في المواد التي تحتاج إلى قيمة إثباتية، لا تعالجها عشوائيًا، بل استشر مختصًا أو جهة التلقي.

أدوات فحص البيانات الوصفية مفيدة، لكن ينبغي في الوقت نفسه النظر إلى ترابط محتوى الوثيقة ونطاق توزيعها.