Риски метаданных Office и PDF

Файлы Office и PDF часто используются при сообщениях о нарушениях.

Протоколы совещаний, договоры, отчеты, вложения к письмам, таблицы, презентации, сканированные PDF. Все они могут быть сильными доказательствами, но в них легко остаются метаданные и история редактирования.

При сообщении о нарушениях важен не только сам файл, но и то, как он был создан, кто его редактировал и из какой среды он вышел.

Информация, остающаяся в файлах Office

В Word, Excel и PowerPoint могут оставаться автор, последний сохранивший, название компании, комментарии, история изменений, скрытые листы, встроенные объекты и другие сведения.

Файл Office состоит не только из видимых страниц.

В Excel особенно важно проверять скрытые листы, фильтры, комментарии и формулы, а также внешние ссылки.

Файлы Office легко сохраняют промежуточные этапы работы. В них остаются совместное редактирование, рецензирование, комментарии, история изменений, шаблоны и внешние ссылки. Даже если документ внешне выглядит готовым, внутри файла могут оставаться следы редактирования.

В Excel проблемой становятся скрытые листы и строки, строки, скрытые фильтрами, формулы, именованные диапазоны и подключения к внешним данным. В PowerPoint проверяют заметки докладчика, скрытые слайды, встроенные изображения и шаблоны. В Word проверяют историю изменений, комментарии, колонтитулы и свойства документа.

Информация, остающаяся в PDF

PDF часто считают безопасным, потому что он выглядит как готовая версия.

Но в PDF тоже могут оставаться автор, программа создания, дата создания, история редактирования, аннотации, закладки, встроенные файлы и OCR-текст.

Одно преобразование в PDF не делает файл безопасным.

Закрашивание и мозаика тоже могут позволить извлечь исходный текст, если обработка выполнена неправильно.

PDF вызывает ложное спокойствие, потому что выглядит как готовая версия для распространения. Но в PDF могут оставаться сведения об авторе, аннотации, закладки, вложенные файлы, скрытые слои и OCR-текст. Если при закрашивании поверх текста просто положили черный прямоугольник, нижний текст может сохраниться. Даже если на экране видна картинка, за ней может оставаться текст.

При подготовке PDF к публикации проверяют не только внешний вид, но и копируемый текст, аннотации, вложения и свойства. Закрашенные места проверяют так, чтобы они не были видны при копировании, поиске, выделении и открытии другим инструментом.

Что особенно опасно при сообщении о нарушениях

При сообщении о нарушениях метаданные опасны даже тогда, когда прямо не показывают имя.

Дата создания, номер версии, название отдела, номер документа, имя в комментариях и следы рассылки показывают движение материала.

Если публикующая сторона небрежно выкладывает материал, в риск попадает не только заявитель, но и связанные люди или непричастные сотрудники.

При сообщении о нарушениях есть сторона, которая ищет происхождение материала. Она смотрит не только основной текст, но и номер версии, получателей, авторов комментариев, номер документа, шаблон и дату создания. Например, если опубликована формулировка, которая была только в последней версии, под подозрение попадут люди с доступом к последней версии. Если осталось имя автора комментария, видны связанные отделы и маршрут рецензирования.

Метаданные влияют не только на самого заявителя, но и на автора материала, отделы, которым он был разослан, рецензентов и совместных редакторов. Публикующая сторона отвечает за то, чтобы не выкладывать полученный материал как есть.

Осторожность при проверке и обработке

При работе с Office и PDF разделяют файлы для проверки, хранения и публикации.

Неосторожная обработка исходного файла, важного как доказательство, может позже создать проблемы. Но в публикуемом файле нельзя оставлять лишнюю информацию.

Конкретные инструменты проверки и удаления метаданных рассматриваются в других статьях.

Здесь важно зафиксировать, что одно изменение формата не делает файл безопасным.

Исходный файл может быть важен как доказательство. Поэтому прямое редактирование исходника с перезаписью может повлиять на доказательную ценность и проверяемость. С другой стороны, в публикуемом файле нельзя оставлять лишнюю информацию. Поэтому исходный файл, рабочую копию и копию для публикации разделяют.

При высокорисковом сообщении о нарушениях не следует принимать решение только по статье. Стоит рассмотреть консультацию с юристом, редакцией или надежной организацией поддержки. Вопрос о том, удалять файл или сохранять его, связан не только с анонимностью, но и с доказательной ценностью и юридическим риском.

Проверка перед публикацией

Перед публикацией Office или PDF проверяют в таком порядке.

• Нет ли в имени файла настоящего имени, отдела или названия дела
• Не остались ли в свойствах автор, название компании, последний сохранивший
• Не остались ли комментарии, история изменений, аннотации
• Нет ли скрытых листов, скрытых слайдов, заметок докладчика
• Не остался ли текст под закрашиванием в PDF
• Проверен ли преобразованный файл в другой среде

Проверка не заканчивается одним разом. После обработки, после преобразования и прямо перед публикацией проверяют повторно. Особенно после создания PDF его рассматривают как файл, отдельный от исходного документа, и снова проверяют свойства, аннотации и копируемый текст.

Итоги

В файлах Office и PDF могут оставаться автор, последний сохранивший, название компании, комментарии, история изменений, скрытые листы, аннотации, OCR-текст и встроенные файлы.

При сообщении о нарушениях такая информация связывает материал с заявителем, отделом, движением документа и областью рассылки.

Одно преобразование в PDF не делает файл безопасным.

Исходный файл, файл для проверки и файл для публикации разделяют, а перед публикацией проверяют метаданные и невидимые элементы.

Office и PDF сильны как доказательства, но одновременно являются форматами, которые рассказывают о своем происхождении.

Связанные инструменты

Связанные статьи