Сведения об авторе в файлах Office
Файлы Office могут сохранять автора, компанию, последнего изменившего, комментарии, историю изменений, скрытые листы и ссылки; PDF-конвертация не гарантирует безопасность.
В файлах Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, могут оставаться сведения об авторе.
Даже если имя не написано в основном тексте, во внутренних свойствах файла могут оставаться личное имя, название компании, имя пользователя, название шаблона, история изменений и комментарии. При анонимном обмене материалами это становится сильным признаком.
В этой статье разбирается, как сведения об авторе в файлах Office связаны с анонимностью.
Что такое сведения об авторе
Файлы Office содержат не только основной текст документа, но и информацию о создании и редактировании.
| Информация | Пример | Риск для анонимности |
|---|---|---|
| Автор | Личное имя, имя пользователя OS | Настоящее имя появляется напрямую |
| Название компании | Организация, отдел | Видна принадлежность |
| Последний изменивший | Имя человека, редактировавшего файл | Видны причастные люди |
| Шаблон | Название внутреннего шаблона | Предполагается организация или отдел |
| Комментарии | Рецензенты, внутренние заметки | Остаются причастные люди и ход решений |
Файлы Office удобны для совместного редактирования и рецензирования.
Это удобство становится риском для анонимности.
История изменений и комментарии
В документах Office могут оставаться история изменений и комментарии.
Даже если основной текст приведен в порядок, комментарии с настоящими именами, адресами почты, внутренними разговорами или причинами решений раскрывают причастных людей.
| Функция | Что остается | Осторожность |
|---|---|---|
| История изменений | Кто и где редактировал | Может оставаться даже в финальной версии |
| Комментарии | Внутренние заметки и имена | Удалить перед публикацией |
| Скрытые листы | Внутренние данные и заметки | Особенно осторожно в Excel |
| Заметки | Заметки докладчика | Часто остаются в PowerPoint |
| Ссылки | Внутренние пути и облачные URL | Раскрывают информацию об организации |
Для файлов Office недостаточно смотреть только видимую страницу.
Проверяют сведения рецензирования и скрытую информацию.
Конвертация в PDF не гарантирует безопасность
Нельзя считать, что конвертация файла Office в PDF делает его безопасным.
В PDF после конвертации могут оставаться название, автор и программа создания. Кроме того, если исходный файл Office отправить другим путем, сведения об авторе останутся в нем.
| Обработка | Что может остаться | Что проверить |
|---|---|---|
| Конвертация в PDF | Автор или заголовок | Смотреть свойства PDF |
| Печать в файл | Поля, колонтитулы, водяной знак | Проверять внешний вид |
| Совместное редактирование | История и комментарии | Проверять исходный файл |
| Облачный доступ | Имя владельца и история редактирования | Смотреть, как видно получателю |
| Изменение имени файла | Внутренняя информация остается | Не судить только по имени |
Для публикации проверяют и исходный Office-файл, и преобразованный PDF. Однако если загрузить исходный файл во внешний сервис конвертации или онлайн-сервис проверки документов, этому сервису могут быть переданы содержимое документа, сведения об авторе и информация доступа. Для высокорисковых материалов предпочтительны конвертация и проверка в локальной среде.
Порядок проверки
При анонимной работе с файлом Office создают копию для публикации.
| Шаг | Что проверить |
|---|---|
| 1 | Не публиковать исходный файл напрямую |
| 2 | Создать копию для публикации |
| 3 | Проверить автора, компанию и последнего изменившего |
| 4 | Проверить комментарии, историю изменений и скрытые листы |
| 5 | Проверить имя файла, имя папки и ссылки |
| 6 | Проверить повторно после конвертации в PDF или другой формат |
| 7 | Посмотреть, не показывается ли имя владельца на месте загрузки |
В материалах для сообщений о нарушениях и журналистских материалов бывают ситуации, где не стоит решать обращение с файлом в одиночку.
Нужно думать и о доказательной ценности, и об анонимности.
Типичные ситуации, где остаются сведения об авторе
Сведения об авторе попадают в файл там, где человек этого не замечает.
Документы, созданные на рабочем PC, материалы, созданные под школьным аккаунтом, файлы, созданные пользователем OS с личным именем, и совместно редактированные документы могут включать информацию о среде создания.
| Ситуация | Что часто остается | Осторожность |
|---|---|---|
| Создание на рабочем PC | Название компании, имя пользователя | Связывается с организацией |
| Создание под школьным аккаунтом | Название школы, почта | Раскрывает информацию несовершеннолетнего или учащегося |
| Совместное редактирование | Имена редакторов, комментарии | Затрагивает причастных людей |
| Использование шаблона | Название внутреннего шаблона | Видны отдел или дело |
| Создание на личном PC | Имя пользователя OS | Иногда содержит настоящее имя |
Файл Office переносит с собой сведения о среде, где он был создан.
Если отправлять его анонимно, проверяют и сведения о среде создания.
Повторная проверка после удаления
Даже если кажется, что сведения об авторе удалены, имя может остаться в другом месте.
Проверяют комментарии, историю изменений, скрытые листы, ссылки, имя файла и свойства PDF после конвертации. Особенно в Excel важно не судить только по видимым листам.
| Место проверки | Какая информация смотрится |
|---|---|
| Свойства документа | Автор, компания, заголовок |
| Комментарии | Имена, внутренние заметки |
| История изменений | Редакторы, содержание правок |
| Скрытая информация | Скрытые листы, заметки |
| PDF после конвертации | Сведения об авторе на стороне PDF |
Сведения об авторе — это проблема не только публикующего человека.
Могут остаться имена соавторов, руководителей, коллег, учителей, студентов или членов семьи. В анонимности проверяют не только свое имя, но и имена причастных людей.
Осторожно и с полученными файлами Office
Сведения об авторе в файлах Office — не только проблема файлов, созданных вами.
Если опубликовать полученный от кого-то материал как есть, наружу могут выйти имя и организация этого человека, а также история редактирования. В анонимности нужно защищать не только собственную информацию, но и информацию источников и причастных людей.
| Полученная информация | Риск |
|---|---|
| Имя автора | Видно, кто предоставил |
| Название компании | Видна организация принадлежности |
| Комментарии | Выходят внутренние разговоры |
| История изменений | Видна последовательность причастных людей |
| Имя файла | Видны дело или отдел |
Перед публикацией полученного Office-файла также создают копию для публикации и проверяют сведения об авторе.
Разделять среду создания
Для документов, где важна анонимность, безопаснее сразу отделять среду создания.
Если использовать среду Office с настоящим именем, рабочий PC, школьный аккаунт или личное облако, в файл легче попадут сведения об авторе или общих пользователях. Их можно удалять позже, но если не смешивать с начала, нагрузка проверки меньше.
| Среда | Частая проблема | Подход |
|---|---|---|
| Рабочий PC | Попадает название компании или имя пользователя | Не использовать для анонимной публикации |
| Школьный аккаунт | Остаются название школы или почта | Разделять с личной активностью |
| Личное облако | Показывается имя владельца | Разделять маршрут общего доступа |
| Обычный пользователь OS | Входит имя пользователя с настоящим именем | Подготовить среду для публикации |
| Совместное редактирование | Остаются имена причастных | Сводить в копию для публикации |
Даже если среда создания разделена, проверка текста и имени файла все равно нужна.
Но если с начала не использовать среду настоящего имени, можно уменьшить количество информации, которую потом легко забыть удалить. В анонимности важны не только удаление, но и дизайн без смешивания.
Итоги
В файлах Office могут оставаться автор, компания, последний изменивший, комментарии, история изменений, скрытые листы и ссылки.
В анонимности проверяют не только основной текст, но и внутреннюю информацию файла.
Даже после конвертации в PDF сведения об авторе могут остаться.
Перед публикацией создают копию для публикации и проверяют и исходный файл, и преобразованный файл.
Для высокорисковых материалов важно также обращаться к надежным консультантам или специалистам по безопасности, чтобы совместить доказательную ценность и безопасность.
Связанные инструменты
ExifTool
Внешний ресурс, связанный с этой статьей. Открывайте его только если он подходит вашей ситуации и модели угроз.
Почему указано здесь: Он может помочь с темой статьи, но находится вне Anonymity Sense, поэтому перед использованием его нужно проверить.
URL : https://exiftool.org/
MAT2
Внешний ресурс, связанный с этой статьей. Открывайте его только если он подходит вашей ситуации и модели угроз.
Почему указано здесь: Он может помочь с темой статьи, но находится вне Anonymity Sense, поэтому перед использованием его нужно проверить.