Метаданные в файлах Office

Метаданные

Метаданные в файлах Office

Риски метаданных Office

Документы Office — формат, с которым трудно обращаться с точки зрения анонимности.

Word, Excel и PowerPoint могут сохранять сведения об авторе, историю изменений, комментарии, скрытые листы, шаблоны, внутренние пути и информацию о совместном редактировании. Даже если кажется, что что-то удалено визуально, внутри может оставаться рабочий процесс.

В этой статье разобраны риски метаданных Office. Сведения об авторе отдельно рассматриваются в статье «Сведения об авторе в файлах Office».

Что такое метаданные Office

Метаданные Office — это информация, сопровождающая документ помимо основного текста.

Информация	Пример	Риск
Свойства документа	Автор, название компании, заголовок	Видны человек или организация
История изменений	Редактор, измененное содержимое	Остаются участники и ход работы
Комментарии	Заметки рецензирования, имена	Появляются внутренние разговоры
Скрытая информация	Скрытые листы, заметки	Остаются неотображаемые данные
Ссылки	Внутренние пути файлов, облачные URLs	Видна среда организации

Файлы Office удобны для редактирования и совместной работы.

Поэтому, когда они используются как файлы для публикации, нужно проверять внутреннюю информацию.

Что легко пропустить в Excel и PowerPoint

Внимания требуют не только Word, но и Excel с PowerPoint.

В Excel могут оставаться скрытые листы, фильтры, комментарии ячеек, определенные имена и внешние ссылки. В PowerPoint могут оставаться заметки докладчика, скрытые слайды, исходная информация изображений и комментарии.

Объект проверки	Информация, которую легко пропустить	На что обратить внимание
Word	История изменений, комментарии	Могут оставаться даже в финальном отображении
Excel	Скрытые листы, внешние ссылки	Нельзя судить только по видимому диапазону
PowerPoint	Заметки докладчика, скрытые слайды	Легко остаются в раздаточных материалах
Из шаблона	Название организации, название отдела	Внутренний шаблон становится подсказкой
Совместное редактирование	Имена аккаунтов, история	Смотреть и облачную информацию

Проверять только видимую страницу недостаточно.

Нужны функция инспекции документа в приложении и повторная проверка после конвертации в другой формат.

Обращайте внимание и на способ отправки

Файлы Office часто сочетаются с облачным доступом.

Даже если метаданные самого файла удалены, могут остаться имя владельца ссылки совместного доступа, история редактирования, права доступа и информация, содержащаяся в URL.

Способ отправки	Остающаяся информация	На что обратить внимание
Облачная ссылка	Имя владельца, имя аккаунта	Не делиться из аккаунта с реальным именем
Вложение email	Отправитель, тема, заголовки	Смотреть корреляцию маршрута контакта
Совместное редактирование	История редактирования, комментарии	Остаются имена участников
Архив	Имена папок, лишние файлы	Проверять содержимое
Конвертация в PDF	Метаданные на стороне PDF	Проверять и после конвертации

Для анонимности проверяйте не только файл, но и маршрут отправки.

Порядок подготовки файла для публикации

При подготовке документа Office для публикации разделяйте файл для редактирования и файл для публикации.

Файлу для редактирования могут быть нужны история и комментарии. Но если опубликовать его как есть, становятся видны процесс создания и участники.

Шаг	Что проверить
1	Сохранить исходный файл и создать копию для публикации
2	Проверить свойства документа
3	Удалить комментарии, историю изменений и скрытую информацию
4	Проверить имя файла и имя папки
5	При конвертации в PDF проверить и после конвертации
6	Посмотреть, не появляется ли имя владельца у адресата совместного доступа

Создание копии для публикации позволяет сохранить доказательственную ценность и рабочую историю, уменьшая информацию, выходящую наружу.

При внутреннем информировании и юридической консультации важно и то, как хранить исходный файл.

Ситуации, где не следует передавать файл Office как есть

В ситуациях, где важна анонимность, иногда не следует передавать файл Office как есть.

Особенно при внутреннем информировании, рабочих конфликтах, школьных проблемах и защите источников сведения об авторе и история редактирования могут сузить круг участников.

Ситуация	Причина	Альтернатива
Внутреннее информирование	Остается внутренняя информация об авторе	Уточнить обращение с файлом у места консультации
Материалы для журналиста	Источник можно вычислить обратно	Использовать безопасный способ передачи
Школьная проблема	Появляются несовершеннолетние или участники	Свести к необходимому объему
Рабочая консультация	Видны отдел или руководитель	Размыть для публикации
Общая публикация	Появляется ненужная история редактирования	Преобразовать в PDF и проверить снова

Документы Office хорошо сохраняют следы совместной работы.

Это удобно в работе, но опасно при анонимной публикации. Информация о том, кто, когда и где что исправил, иногда становится более сильной подсказкой, чем сам контент.

Работа с полученными документами

Обращайте внимание не только на документы Office, которые создали сами, но и на документы, полученные от других.

При внутреннем информировании, журналистской работе и консультациях можно получить документы, созданные предоставившим их человеком. В этих документах может остаться информация о самом предоставившем человеке, коллегах, организации, устройстве или облаке.

Остающаяся информация	Влияние
Автор или название компании	Видны предоставивший человек или организация
История изменений	Видно, кто участвовал
Скрытые листы	Появляется информация, которую не собирались выводить
Ссылки	Видна внутренняя среда или облако
Комментарии	Остаются процесс принятия решений и участники

Полученные документы часто содержат информацию, которую сам человек не замечает.

Перед публикацией или передачей всегда проверяйте отдельную копию.

Не останавливайтесь на инспекции документа

Office содержит функции для проверки персональной и скрытой информации внутри документа.

Это полезно, но нельзя поручать им всю проверку анонимности. Информация, которую находит инспекция документа, и информация, которую читатель выводит из текста или таблиц, различаются. Внутренние термины, названия дел, сокращения, используемые только отделом, порядок таблиц и текст внутри изображений могут быть трудны для оценки одной только механической проверкой.

Метод проверки	Легко найти	Что смотреть отдельно
Инспекция документа	Автор, комментарии, скрытая информация	Собственные имена в тексте
Проверка свойств	Заголовок, название компании	Подсказки в таблицах и изображениях
Проверка после PDF-конвертации	Метаданные на стороне PDF	Закрашивание, сломанное конвертацией
Проверка третьей стороной	Странности с точки зрения читателя	Риск передачи проверяющему
Отображение в другой среде	Имя владельца и отображение ссылки	Сохранение и пересылка у получателя

При анонимной публикации сочетайте инструментальную проверку и человеческое чтение.

Не думайте: «безопасно, потому что функция это удалила». Перечитайте итоговый документ, который будет опубликован, с точки зрения получателя.

Итог

Метаданные Office могут включать автора, название компании, историю изменений, комментарии, скрытые листы, заметки докладчика, ссылки и информацию о совместном редактировании.

Для анонимности базовое правило — не публиковать файлы Office как есть.

Создайте копию для публикации и проверьте инспекцию документа, скрытую информацию, комментарии, ссылки, имена файлов и адресатов совместного доступа.

Даже после преобразования в PDF нужна проверка метаданных после конвертации.

Документы Office — это формат, который может передать не только текст, но и рабочую среду.