Officeファイルのメタデータ

Office文書には作成者、変更履歴、コメント、テンプレート情報が残ることがあります。

Officeメタデータのリスク

Office文書は、匿名性にとって扱いが難しい形式です。

Word、Excel、PowerPointには、作成者情報、変更履歴、コメント、非表示シート、テンプレート、社内パス、共同編集情報が残ることがあります。見た目では消したつもりでも、内部には作業過程が残っている場合があります。

この記事では、Officeメタデータのリスクを整理します。作成者情報に絞った話は「Officeファイルの作成者情報」で扱います。

Officeメタデータとは

Officeメタデータは、文書の本文以外に付随する情報です。

Officeファイルは、編集や共同作業に向いています。

そのため、公開用ファイルとして扱うときは、内部情報の確認が必要です。

ExcelとPowerPointで見落としやすいもの

Wordだけでなく、ExcelやPowerPointにも注意が必要です。

Excelでは非表示シート、フィルタ、セルコメント、名前定義、外部リンクが残ることがあります。PowerPointでは発表者ノート、非表示スライド、画像の元情報、コメントが残ることがあります。

見えているページだけを確認しても足りません。

アプリの文書検査機能や、別形式への変換後の再確認が必要です。

共有方法にも注意する

Officeファイルは、クラウド共有と組み合わさることが多いです。

ファイル自体のメタデータを消しても、共有リンクの所有者名、編集履歴、アクセス権、URLに含まれる情報が残ることがあります。

匿名性では、ファイルだけでなく、共有経路も確認します。

公開用にする流れ

Office文書を公開用にする場合は、編集用ファイルと公開用ファイルを分けます。

編集用ファイルには履歴やコメントが必要なことがあります。しかし、それをそのまま公開すると、作成過程や関係者が見えます。

公開用コピーを作ることで、証拠性や作業履歴を保ちながら、外へ出す情報を減らせます。

内部告発や法的相談では、元ファイルをどう保存するかも重要です。

Officeファイルをそのまま渡すべきでない場面

匿名性が重要な場面では、Officeファイルをそのまま渡すべきではない場合があります。

特に、内部告発、職場トラブル、学校問題、取材源保護では、作成者や編集履歴から関係者が絞られます。

Office文書は、共同作業の痕跡を残すことに長けています。

これは業務では便利ですが、匿名公開では危険です。誰が、いつ、どこを直したかという情報は、内容以上に強い手がかりになる場合があります。

受け取った文書を扱う場合

自分で作ったOffice文書だけでなく、他人から受け取った文書にも注意します。

内部告発、取材、相談では、提供者が作った文書を受け取ることがあります。その文書には、提供者本人、同僚、組織、端末、クラウドの情報が残る場合があります。

受け取った文書ほど、本人が気づかない情報を含みます。

公開や共有の前に、必ず別コピーで確認します。

文書検査だけで終わらせない

Officeには、文書内の個人情報や非表示情報を確認するための機能があります。

これは有用ですが、匿名性の確認をすべて任せられるわけではありません。文書検査で見つかる情報と、読者が本文や表から推測する情報は別です。社内用語、案件名、部署だけが使う略称、表の並び、画像内の文字は、機械的な検査だけでは判断しにくいことがあります。

匿名公開では、ツール確認と人間の読解を組み合わせます。

「機能で削除したから安全」と考えず、最終的に公開される文書を、受け取る側の目線で読み直します。

まとめ

Officeメタデータには、作成者、会社名、変更履歴、コメント、非表示シート、発表者ノート、リンク、共同編集情報が含まれることがあります。

匿名性では、Officeファイルをそのまま公開しないことが基本です。

公開用コピーを作り、文書検査、非表示情報、コメント、リンク、ファイル名、共有先を確認します。

PDFに変換しても、変換後のメタデータ確認が必要です。

Office文書は、本文だけでなく作業環境まで渡してしまう可能性がある形式です。

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