Erstellerinformationen in Office-Dateien
Office-Dateien können Ersteller, Firmenname, Bearbeitende, Vorlagen, Kommentare, Änderungsverlauf, ausgeblendete Daten und Links enthalten.
In Office-Dateien wie Word, Excel und PowerPoint können Erstellerinformationen verbleiben.
Auch wenn im Text kein Name steht, können in internen Dateieigenschaften Personenname, Firmenname, Benutzername, Vorlagenname, Änderungsverlauf und Kommentare bleiben. Beim anonymen Teilen von Unterlagen ist das ein starker Hinweis.
Dieser Artikel ordnet ein, wie Erstellerinformationen in Office-Dateien mit Anonymität zusammenhängen.
Was sind Erstellerinformationen?
Office-Dateien enthalten nicht nur den Dokumenttext, sondern auch Informationen zur Erstellung und Bearbeitung.
| Information | Beispiel | Risiko für Anonymität |
|---|---|---|
| Ersteller | Personenname, OS-Benutzername | Der Name der Person erscheint direkt |
| Firmenname | Organisationsname, Abteilungsname | Zugehörigkeit wird sichtbar |
| Zuletzt bearbeitet von | Name der bearbeitenden Person | Beteiligte werden sichtbar |
| Vorlage | Name einer internen Vorlage | Organisation oder Abteilung wird vermutet |
| Kommentar | Korrekturperson, interne Notiz | Beteiligte und Entscheidungsprozess bleiben |
Office-Dateien sind ein praktisches Format für gemeinsame Bearbeitung und Korrektur.
Diese Bequemlichkeit wird für Anonymität zum Risiko.
Änderungsverlauf und Kommentare
In Office-Dokumenten können Änderungsverlauf und Kommentare verbleiben.
Auch wenn der sichtbare Text bereinigt wurde, können Kommentare mit Klarnamen, Mailadressen, internen Gesprächen oder Entscheidungsgruenden Beteiligte erkennen lassen.
| Funktion | Verbleibende Information | Hinweis |
|---|---|---|
| Änderungsverlauf | Wer wo bearbeitet hat | Kann auch in der Endfassung bleiben |
| Kommentare | Interne Notizen oder Namen | Vor Veröffentlichung löschen |
| Ausgeblendete Blätter | Hintergrunddaten oder Notizen | Besonders in Excel beachten |
| Notizen | Notizen für Vortragende | Bleiben in PowerPoint leicht erhalten |
| Links | Interne Pfade oder Cloud-URLs | Organisationsinformationen treten aus |
Bei Office-Dateien reicht es nicht, nur die sichtbare Seite anzusehen.
Korrekturinformationen und ausgeblendete Informationen werden geprüft.
Umwandlung in PDF ist nicht automatisch sicher
Eine Office-Datei in PDF umzuwandeln bedeutet nicht automatisch, dass sie sicher ist.
Im erzeugten PDF können Titel, Ersteller und Erstellungssoftware verbleiben. Wenn die ursprüngliche Office-Datei über einen anderen Weg geteilt wird, bleiben dort ebenfalls Erstellerinformationen.
| Vorgang | Möglicherweise verbleibend | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| PDF-Umwandlung | Ersteller oder Titel | PDF-Eigenschaften ansehen |
| Druckausgabe | Rand, Kopfzeile, Wasserzeichen | Sichtbares Aussehen prüfen |
| Gemeinsame Bearbeitung | Verlauf oder Kommentare | Quelldatei prüfen |
| Cloud-Freigabe | Eigentümername oder Bearbeitungsverlauf | Sichtbarkeit am Freigabeziel prüfen |
| Dateiname ändern | Interne Informationen bleiben | Nicht nur nach dem Namen urteilen |
Für eine Veröffentlichungsfassung prüft man sowohl die Office-Quelldatei als auch das umgewandelte PDF. Wenn man jedoch externe Umwandlungsdienste oder Online-Dokumentprüfdienste nutzt, können Dokumentinhalt, Erstellerinformationen und Zugriffsinformationen an diesen Dienst übergeben werden. Bei riskanten Unterlagen priorisiert man Umwandlung und Prüfung in einer lokalen Umgebung.
Prüfschritte
Wenn man Office-Dateien anonym behandelt, erstellt man eine Veröffentlichungskopie.
| Schritt | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| 1 | Quelldatei nicht direkt veröffentlichen |
| 2 | Veröffentlichungskopie erstellen |
| 3 | Ersteller, Firmenname und zuletzt bearbeitende Person prüfen |
| 4 | Kommentare, Änderungsverlauf und ausgeblendete Blätter prüfen |
| 5 | Dateiname, Ordnername und Links prüfen |
| 6 | Auch nach Umwandlung in PDF erneut prüfen |
| 7 | Prüfen, ob am Upload-Ziel ein Eigentümername erscheint |
Bei Whistleblowing oder Recherchematerialien gibt es Situationen, in denen man den Umgang mit Dateien nicht allein entscheiden sollte.
Sowohl Beweiswert als auch Anonymität müssen bedacht werden.
Typische Situationen, in denen Erstellerinformationen bleiben
Erstellerinformationen gelangen an Stellen hinein, die man selbst nicht bemerkt.
Dokumente, die auf einem Firmen-PC erstellt wurden, Unterlagen aus einem Schul- oder Hochschulkonto, Dateien eines OS-Benutzers mit Personenname und gemeinsam bearbeitete Dokumente können Informationen der Erstellungsumgebung enthalten.
| Situation | Informationen, die leicht bleiben | Hinweis |
|---|---|---|
| Erstellung auf Firmen-PC | Firmenname, Benutzername | Verbindet mit Organisation |
| Erstellung mit Schulkonto | Schulname, Mailadresse | Informationen zu Minderjährigen oder Studierenden treten aus |
| Gemeinsame Bearbeitung | Bearbeiternamen, Kommentare | Bezieht Beteiligte ein |
| Vorlagennutzung | Name interner Vorlage | Abteilung oder Projekt wird sichtbar |
| Erstellung auf privatem PC | OS-Benutzername | Klarname kann enthalten sein |
Office-Dateien tragen mit sich, in welcher Umgebung sie erstellt wurden.
Wenn man sie anonym herausgibt, prüft man auch die Informationen der Erstellungsumgebung.
Auch nach dem Löschen erneut prüfen
Selbst wenn man Erstellerinformationen gelöscht zu haben glaubt, können Namen an anderer Stelle bleiben.
Kommentare, Änderungsverlauf, ausgeblendete Blätter, Links, Dateinamen und Eigenschaften nach PDF-Umwandlung werden geprüft. Besonders bei Excel ist wichtig, nicht nur nach sichtbaren Blättern zu urteilen.
| Prüfort | Informationen |
|---|---|
| Dokumenteigenschaften | Ersteller, Firmenname, Titel |
| Kommentare | Namen, interne Notizen |
| Änderungsverlauf | Bearbeiter, Änderungsinhalt |
| Ausgeblendete Informationen | Ausgeblendete Blätter, Notizen |
| Umgewandeltes PDF | Erstellerinformationen auf PDF-Seite |
Erstellerinformationen betreffen nicht nur die veröffentlichende Person.
Auch Namen von Mitbearbeitenden, Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Lehrkräften, Studierenden oder Familienmitgliedern können bleiben. Bei Anonymität prüft man nicht nur, ob der eigene Name erscheint, sondern auch, ob Namen von Beteiligten sichtbar sind.
Auch erhaltene Office-Dateien beachten
Erstellerinformationen in Office-Dateien sind nicht nur ein Problem eigener Dateien.
Wenn man Unterlagen von jemand anderem unverändert veröffentlicht, können Name, Organisationsname oder Bearbeitungsverlauf dieser Person nach außen gelangen. Bei Anonymität müssen auch Informationen von Quellen und Beteiligten geschützt werden, nicht nur die eigenen.
| Erhaltene Information | Risiko |
|---|---|
| Erstellername | Quelle wird erkennbar |
| Firmenname | Zugehörige Organisation wird sichtbar |
| Kommentar | Interne Gespräche treten aus |
| Änderungsverlauf | Reihenfolge der Beteiligten wird sichtbar |
| Dateiname | Projekt oder Abteilung wird sichtbar |
Auch vor der Veröffentlichung erhaltener Office-Dateien erstellt man eine Veröffentlichungskopie und prüft Erstellerinformationen.
Erstellungsumgebung trennen
Bei Dokumenten, für die Anonymität wichtig ist, ist es sicherer, bereits die Erstellungsumgebung zu trennen.
Wenn man die Office-Umgebung mit Klarname, einen Firmen-PC, ein Schulkonto oder die private Cloud nutzt, gelangen Ersteller- und Freigabeinformationen leichter hinein. Man kann sie später löschen, aber von Anfang an nicht zu mischen verringert die Prüflast.
| Umgebung | Häufiges Problem | Denkweise |
|---|---|---|
| Firmen-PC | Firmenname oder Benutzername wird eingetragen | Nicht für anonyme Veröffentlichung nutzen |
| Schulkonto | Schulname oder Mailadresse bleibt | Von privaten Aktivitäten trennen |
| Private Cloud | Eigentümername erscheint | Freigabeweg trennen |
| Normaler OS-Benutzer | Benutzername mit Klarname wird eingetragen | Veröffentlichungsumgebung vorbereiten |
| Gemeinsame Bearbeitung | Namen Beteiligter bleiben | In Veröffentlichungskopie bereinigen |
Auch wenn die Erstellungsumgebung getrennt ist, müssen Text und Dateiname geprüft werden.
Wenn man jedoch von Anfang an keine Klarnamenumgebung nutzt, reduziert man Informationen, die später versehentlich nicht gelöscht werden. Bei Anonymität ist nicht nur Löschen wichtig, sondern ein Design ohne Vermischung.
Zusammenfassung
In Office-Dateien können Ersteller, Firmenname, zuletzt bearbeitende Person, Kommentare, Änderungsverlauf, ausgeblendete Blätter und Links verbleiben.
Bei Anonymität prüft man nicht nur den Text, sondern auch Informationen im Inneren der Datei.
Auch nach Umwandlung in PDF können Erstellerinformationen verbleiben.
Vor der Veröffentlichung erstellt man eine Veröffentlichungskopie und prüft sowohl Quelldatei als auch umgewandelte Datei.
Bei riskanten Unterlagen ist es auch wichtig, vertrauenswürdige Beratungsstellen zu nutzen, um Beweiswert und Sicherheit zusammen zu halten.
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