Erstellerinformationen in Office-Dateien

In Office-Dateien wie Word, Excel und PowerPoint können Erstellerinformationen verbleiben.

Auch wenn im Text kein Name steht, können in internen Dateieigenschaften Personenname, Firmenname, Benutzername, Vorlagenname, Änderungsverlauf und Kommentare bleiben. Beim anonymen Teilen von Unterlagen ist das ein starker Hinweis.

Dieser Artikel ordnet ein, wie Erstellerinformationen in Office-Dateien mit Anonymität zusammenhängen.

Was sind Erstellerinformationen?

Office-Dateien enthalten nicht nur den Dokumenttext, sondern auch Informationen zur Erstellung und Bearbeitung.

Office-Dateien sind ein praktisches Format für gemeinsame Bearbeitung und Korrektur.

Diese Bequemlichkeit wird für Anonymität zum Risiko.

Änderungsverlauf und Kommentare

In Office-Dokumenten können Änderungsverlauf und Kommentare verbleiben.

Auch wenn der sichtbare Text bereinigt wurde, können Kommentare mit Klarnamen, Mailadressen, internen Gesprächen oder Entscheidungsgruenden Beteiligte erkennen lassen.

Bei Office-Dateien reicht es nicht, nur die sichtbare Seite anzusehen.

Korrekturinformationen und ausgeblendete Informationen werden geprüft.

Umwandlung in PDF ist nicht automatisch sicher

Eine Office-Datei in PDF umzuwandeln bedeutet nicht automatisch, dass sie sicher ist.

Im erzeugten PDF können Titel, Ersteller und Erstellungssoftware verbleiben. Wenn die ursprüngliche Office-Datei über einen anderen Weg geteilt wird, bleiben dort ebenfalls Erstellerinformationen.

Für eine Veröffentlichungsfassung prüft man sowohl die Office-Quelldatei als auch das umgewandelte PDF. Wenn man jedoch externe Umwandlungsdienste oder Online-Dokumentprüfdienste nutzt, können Dokumentinhalt, Erstellerinformationen und Zugriffsinformationen an diesen Dienst übergeben werden. Bei riskanten Unterlagen priorisiert man Umwandlung und Prüfung in einer lokalen Umgebung.

Prüfschritte

Wenn man Office-Dateien anonym behandelt, erstellt man eine Veröffentlichungskopie.

Bei Whistleblowing oder Recherchematerialien gibt es Situationen, in denen man den Umgang mit Dateien nicht allein entscheiden sollte.

Sowohl Beweiswert als auch Anonymität müssen bedacht werden.

Typische Situationen, in denen Erstellerinformationen bleiben

Erstellerinformationen gelangen an Stellen hinein, die man selbst nicht bemerkt.

Dokumente, die auf einem Firmen-PC erstellt wurden, Unterlagen aus einem Schul- oder Hochschulkonto, Dateien eines OS-Benutzers mit Personenname und gemeinsam bearbeitete Dokumente können Informationen der Erstellungsumgebung enthalten.

Office-Dateien tragen mit sich, in welcher Umgebung sie erstellt wurden.

Wenn man sie anonym herausgibt, prüft man auch die Informationen der Erstellungsumgebung.

Auch nach dem Löschen erneut prüfen

Selbst wenn man Erstellerinformationen gelöscht zu haben glaubt, können Namen an anderer Stelle bleiben.

Kommentare, Änderungsverlauf, ausgeblendete Blätter, Links, Dateinamen und Eigenschaften nach PDF-Umwandlung werden geprüft. Besonders bei Excel ist wichtig, nicht nur nach sichtbaren Blättern zu urteilen.

Erstellerinformationen betreffen nicht nur die veröffentlichende Person.

Auch Namen von Mitbearbeitenden, Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Lehrkräften, Studierenden oder Familienmitgliedern können bleiben. Bei Anonymität prüft man nicht nur, ob der eigene Name erscheint, sondern auch, ob Namen von Beteiligten sichtbar sind.

Auch erhaltene Office-Dateien beachten

Erstellerinformationen in Office-Dateien sind nicht nur ein Problem eigener Dateien.

Wenn man Unterlagen von jemand anderem unverändert veröffentlicht, können Name, Organisationsname oder Bearbeitungsverlauf dieser Person nach außen gelangen. Bei Anonymität müssen auch Informationen von Quellen und Beteiligten geschützt werden, nicht nur die eigenen.

Auch vor der Veröffentlichung erhaltener Office-Dateien erstellt man eine Veröffentlichungskopie und prüft Erstellerinformationen.

Erstellungsumgebung trennen

Bei Dokumenten, für die Anonymität wichtig ist, ist es sicherer, bereits die Erstellungsumgebung zu trennen.

Wenn man die Office-Umgebung mit Klarname, einen Firmen-PC, ein Schulkonto oder die private Cloud nutzt, gelangen Ersteller- und Freigabeinformationen leichter hinein. Man kann sie später löschen, aber von Anfang an nicht zu mischen verringert die Prüflast.

Auch wenn die Erstellungsumgebung getrennt ist, müssen Text und Dateiname geprüft werden.

Wenn man jedoch von Anfang an keine Klarnamenumgebung nutzt, reduziert man Informationen, die später versehentlich nicht gelöscht werden. Bei Anonymität ist nicht nur Löschen wichtig, sondern ein Design ohne Vermischung.

Zusammenfassung

In Office-Dateien können Ersteller, Firmenname, zuletzt bearbeitende Person, Kommentare, Änderungsverlauf, ausgeblendete Blätter und Links verbleiben.

Bei Anonymität prüft man nicht nur den Text, sondern auch Informationen im Inneren der Datei.

Auch nach Umwandlung in PDF können Erstellerinformationen verbleiben.

Vor der Veröffentlichung erstellt man eine Veröffentlichungskopie und prüft sowohl Quelldatei als auch umgewandelte Datei.

Bei riskanten Unterlagen ist es auch wichtig, vertrauenswürdige Beratungsstellen zu nutzen, um Beweiswert und Sicherheit zusammen zu halten.

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