Dokumente vor der Veröffentlichung prüfen

Vor der Veröffentlichung eines Dokuments wird nicht nur der Fließtext geprüft, sondern auch das Innere der Datei, der Dateiname, Kommentare, Änderungsverlauf, Freigabeverlauf und der Zustand nach der PDF-Konvertierung.

Die Gefahr für Anonymität besteht nicht nur darin, dass im Text ein echter Name stehen bleibt.

Auch Autorennamen, Organisationsnamen, Kommentare, Änderungsverlauf, verborgene Tabellenblätter, Anmerkungen, Dateinamen und Cloud-Freigabelinks können Hinweise auf die Person oder Beteiligte werden.

Dieser Artikel erklärt den Ablauf zum Prüfen von Dokumenten vor der Veröffentlichung.

Prüfgegenstände

Bei der Dokumentprüfung werden sichtbare Oberfläche und Inneres des Dokuments getrennt geprüft.

Dokumente lassen sich nicht allein nach dem Aussehen beurteilen.

Vor der Veröffentlichung werden Fließtext, interne Informationen und Freigabemethode getrennt geprüft.

Grundlegender Prüfablauf

Die Prüfung vor der Veröffentlichung wird in einer festen Reihenfolge durchgeführt.

Diese Reihenfolge ist wichtig, weil beim Erstellen einer neuen Datei unterwegs andere Metadaten angehängt werden können.

Zur Prüfung gehört die erneute Kontrolle nach der Konvertierung.

Fließtext prüfen

Zuerst wird der Fließtext geprüft.

Der Fließtext enthält nicht nur direkte personenbezogene Informationen, sondern auch Informationen, die Kandidaten eingrenzen.

Für Anonymisierung reicht es nicht, Eigennamen zu löschen.

Auch Ereignisse, die nur wenige Menschen kennen, und Formulierungen, die nur in einer bestimmten Abteilung genutzt werden, werden zu Hinweisen.

Dateinamen und Speicherorte prüfen

Dateinamen sind personenbezogene Informationen, die leicht übersehen werden.

Auch wenn Fließtext und Metadaten bereinigt sind, wird Anonymität schwächer, wenn im Dateinamen ein echter Name, Abteilungsname, Projekt- oder Fallname oder Datum bleibt.

Auch Speicherorte brauchen Vorsicht.

Wenn in einem Cloud-Synchronisationsordner gearbeitet wird, können Dateiverlauf und Freigabeverlauf verbleiben.

Bei Arbeitsplatz- oder Schulgeräten können außerdem Geräteverwaltungslogs und Antivirus-Logs relevant sein.

Nach Konvertierung hinzugefügte Informationen

Wenn ein Dokument in PDF, in Bilder oder in ein anderes Format konvertiert wird, können neue Metadaten angehängt werden.

Konvertierung wird manchmal genutzt, um Informationen zu reduzieren.

Die konvertierte Datei ist jedoch ein neuer Prüfgegenstand.

Nach der Konvertierung wird immer erneut geprüft.

Interne Informationen prüfen

Als Nächstes werden Informationen im Inneren des Dokuments geprüft.

Bei Office-Dokumenten werden Kommentare, Änderungsverlauf, Ersteller und verborgene Tabellenblätter betrachtet.

Bei PDFs werden Ersteller, Anmerkungen, eingebettete Dateien, Schwärzung und verborgener Text betrachtet.

Bei Dokumenten mit Bildern oder Scans werden auch Text und Hintergründe in den Bildern geprüft.

Auch wenn ein Dokument in PDF konvertiert wird, wird es als PDF erneut geprüft.

Konvertierung ist nicht das Ende der Prüfung, sondern Arbeit, die einen neuen Prüfgegenstand erzeugt.

Nutzbare Werkzeuge und Grenzen

Für Metadatenprüfungen wird manchmal ExifTool verwendet.

URL : https://exiftool.org/

qpdf ist ein Kandidat, um PDF-Struktur und Konvertierung zu prüfen.

URL : https://qpdf.readthedocs.io/

MAT2 ist ein Kandidat für Metadatenentfernung.

URL : https://0xacab.org/jvoisin/mat2

Werkzeuge wie MAT2 sollten erst nach Prüfung von Bezugsquelle, Wartungsstand und unterstützten Formaten genutzt werden. Nach der Verarbeitung wird nicht nur dem Ergebnis desselben Werkzeugs vertraut; auch mit einer anderen Methode wird erneut geprüft.

Diese Werkzeuge sind nützlich, beurteilen aber die Sicherheit von Dokumentinhalten nicht für einen.

Auch wenn ein Werkzeug Metadaten entfernt, bleiben interne Begriffe im Fließtext, Schilder in Bildern, Dateinamen und Freigabepfade.

Entscheidung, vor der Veröffentlichung zu stoppen

Wenn bei der Prüfung unklare Punkte bleiben, wird die Veröffentlichung besser nicht erzwungen.

Wenn Anonymität wichtig ist, werden Dinge, die man nicht beurteilen kann, nicht als sicher behandelt.

Gewählt wird eine dieser Möglichkeiten: prüfen, Veröffentlichung verschieben, Informationen reduzieren, Beratung suchen oder nicht veröffentlichen.

Freigabemethode nach der Prüfung

Auch nach abgeschlossener Prüfung kann Anonymität über die Freigabemethode brechen.

E-Mail, Cloud-Freigabe, Social-Media-DMs, Upload-Formulare und anonyme Posting-Werkzeuge hinterlassen unterschiedliche Aufzeichnungen.

Auch eine geprüfte Datei bricht Anonymität, wenn sie aus einem Klarnamenkonto gesendet wird.

Dokumentprüfung wird gemeinsam mit der Prüfung des Freigabewegs gedacht.

Zusammenfassung

Bei der Dokumentprüfung vor Veröffentlichung werden Fließtext, Kommentare, Änderungsverlauf, Metadaten, Dateiname und Freigabemethode getrennt geprüft.

Die Sicherheit eines Dokuments lässt sich nicht am Aussehen beurteilen.

Auch nach PDF-Konvertierung können Ersteller, Anmerkungen, eingebettete Dateien und verborgener Text bleiben.

Werkzeuge wie ExifTool, qpdf und MAT2 sind nützlich, aber Werkzeuge allein vollenden Anonymität nicht.

Vor der Veröffentlichung werden Original und Veröffentlichungskopie getrennt, nach Löschung erneut geprüft, und Fließtext sowie Übertragungsweg werden gemeinsam betrachtet.

Verwandte Werkzeuge

Verwandte Artikel