معلومات المؤلف في ملفات Office

قد تبقى معلومات المؤلف في ملفات Office مثل Word وExcel وPowerPoint.

حتى إذا لم تكتب الاسم في المتن، قد تبقى داخل خصائص الملف أسماء شخصية، وأسماء شركات، وأسماء مستخدمين، وأسماء قوالب، وسجل تغييرات، وتعليقات. عند مشاركة مواد باسم مجهول، تصبح هذه مؤشرات قوية.

تنظم هذه المقالة علاقة معلومات مؤلف ملفات Office بالمجهولية.

ما هي معلومات المؤلف؟

لا تحمل ملفات Office متن المستند فقط، بل تحمل معلومات عن الإنشاء والتحرير.

ملفات Office صيغة مفيدة للتحرير المشترك والمراجعة.

هذه الفائدة تصبح خطرًا في المجهولية.

سجل التغييرات والتعليقات

قد تبقى سجلات التغييرات والتعليقات في مستندات Office.

حتى إذا بدا المتن مرتبًا، فإن بقاء الاسم الحقيقي، أو عنوان البريد، أو محادثة داخلية، أو سبب قرار في التعليقات يكشف المعنيين.

في ملفات Office، لا يكفي النظر إلى الصفحة الظاهرة.

افحص معلومات المراجعة والمعلومات المخفية.

التحويل إلى PDF لا يعني الأمان

ليس صحيحًا دائمًا أن تحويل ملف Office إلى PDF يجعله آمنًا.

قد تبقى في PDF المحوّل معلومات مثل العنوان، والمؤلف، وبرنامج الإنشاء. وإذا شاركت ملف Office الأصلي عبر مسار آخر، فستبقى فيه معلومات المؤلف.

عند إعداد نسخة للنشر، افحص Office الأصلي وPDF المحوّل معًا. لكن رفع الملف الأصلي إلى خدمات تحويل خارجية أو خدمات فحص مستندات على الإنترنت قد يسلم محتوى المستند ومعلومات المؤلف ومعلومات الوصول إلى تلك الخدمة. في المواد عالية المخاطر، أعطِ الأولوية للتحويل والفحص في بيئة محلية.

خطوات الفحص

عند التعامل مع ملف Office باسم مجهول، اصنع نسخة للنشر.

في الإبلاغ عن مخالفات داخلية أو مواد التغطية الصحفية، توجد حالات لا ينبغي فيها الحكم على التعامل مع الملف وحدك.

يجب التفكير في القيمة الإثباتية والمجهولية معًا.

حالات شائعة تبقى فيها معلومات المؤلف

تدخل معلومات المؤلف في مواضع لا ينتبه إليها الشخص.

المستندات التي أُنشئت على حاسوب عمل، أو مواد أُنشئت بحساب مدرسة، أو ملفات أُنشئت باسم مستخدم OS شخصي، أو مستندات حُررت مع آخرين قد تحمل معلومات بيئة الإنشاء.

ملف Office يحمل معه البيئة التي أُنشئ فيها.

إذا كنت ستخرجه باسم مجهول، فافحص معلومات بيئة الإنشاء أيضًا.

أعد الفحص بعد الحذف

حتى إذا ظننت أنك حذفت معلومات المؤلف، قد يبقى الاسم في مكان آخر.

افحص التعليقات، وسجل التغييرات، والأوراق المخفية، والروابط، واسم الملف، وخصائص PDF بعد التحويل. في Excel خصوصًا، من المهم ألا تحكم من الأوراق الظاهرة فقط.

معلومات المؤلف ليست مشكلة الشخص الناشر وحده.

قد تبقى أسماء مشاركين في التحرير، أو مديرين، أو زملاء، أو معلمين، أو طلاب، أو أفراد عائلة. في المجهولية، افحص ليس فقط هل ظهر اسمك، بل هل ظهرت أسماء المعنيين.

انتبه أيضًا إلى ملفات Office التي تتلقاها

معلومات مؤلف Office ليست مشكلة الملفات التي صنعتها فقط.

إذا نشرت مادة تلقيتها من شخص آخر كما هي، فقد تُخرج اسم ذلك الشخص أو اسم مؤسسته أو سجل التحرير إلى الخارج. في المجهولية، يجب حماية معلوماتك ومعلومات المزوّد والمعنيين أيضًا.

قبل نشر ملف Office تلقيته، اصنع نسخة للنشر وافحص معلومات المؤلف.

افصل بيئة الإنشاء

في المستندات التي تكون المجهولية فيها مهمة، يكون الفصل من بيئة الإنشاء نفسها أكثر أمانًا.

استخدام بيئة Office المرتبطة باسمك الحقيقي، أو حاسوب شركة، أو حساب مدرسة، أو سحابة شخصية يجعل معلومات المؤلف والمشاركة تدخل بسهولة. يمكن حذفها لاحقًا، لكن عدم الخلط من البداية يقلل عبء الفحص.

حتى إذا فصلت بيئة الإنشاء، يبقى فحص المتن واسم الملف ضروريًا.

لكن عدم استخدام بيئة الاسم الحقيقي منذ البداية يقلل المعلومات التي قد تُنسى لاحقًا. في المجهولية، المهم ليس الحذف فقط، بل تصميم عدم الخلط.

الخلاصة

قد تبقى في ملفات Office معلومات المؤلف، واسم الشركة، وآخر من عدّل، والتعليقات، وسجل التغييرات، والأوراق المخفية، والروابط.

في المجهولية، افحص ليس المتن فقط، بل معلومات الملف الداخلية أيضًا.

قد تبقى معلومات المؤلف حتى بعد التحويل إلى PDF.

قبل النشر، اصنع نسخة للنشر، وافحص الملف الأصلي والملف المحوّل معًا.

في المواد عالية المخاطر، من المهم أحيانًا استخدام جهة استشارة موثوقة للجمع بين القيمة الإثباتية والسلامة.

أدوات ذات صلة

مقالات ذات صلة