Informations d'auteur dans les fichiers Office
Les fichiers Office comme Word, Excel et PowerPoint peuvent conserver des informations d'auteur.
Même si aucun nom n'est écrit dans le corps du document, des noms personnels, noms d'entreprise, noms d'utilisateur, noms de modèle, historiques de révision et commentaires peuvent rester dans les propriétés internes du fichier. Lors d'un partage anonyme de documents, cela devient un indice fort.
Cet article explique comment les informations d'auteur des fichiers Office se rapportent à l'anonymat.
Que sont les informations d'auteur
Les fichiers Office contiennent non seulement le corps du document, mais aussi des informations sur la création et la modification.
| Information | Exemple | Risque pour l'anonymat |
|---|---|---|
| Auteur | nom personnel, nom d'utilisateur OS | Le nom de la personne apparaît directement |
| Nom d'entreprise | nom d'organisation, nom de service | L'affiliation devient visible |
| Dernière modification par | nom de la personne qui a modifié | Les personnes impliquées deviennent visibles |
| Modèle | nom de modèle interne | Organisation ou service peuvent être déduits |
| Commentaires | relecteur, note interne | Les personnes impliquées et le processus de décision restent |
Les fichiers Office sont des formats pratiques pour l'édition collaborative et la relecture.
Cette commodité devient un risque pour l'anonymat.
Suivi des modifications et commentaires
Les documents Office peuvent conserver les modifications suivies et les commentaires.
Même si vous pensez avoir nettoyé le corps du texte, si les commentaires contiennent de vrais noms, adresses e-mail, conversations internes ou raisons de décision, les personnes impliquées peuvent être identifiées.
| Fonction | Information qui reste | Point d'attention |
|---|---|---|
| Suivi des modifications | qui a modifié quoi | Peut rester même dans la version finale |
| Commentaires | notes internes et noms | À supprimer avant publication |
| Feuilles masquées | données de fond et notes | Attention particulière dans Excel |
| Notes | notes de présentation | Restent facilement dans PowerPoint |
| Liens | chemins internes et URL cloud | Des informations d'organisation apparaissent |
Pour les fichiers Office, regarder seulement la page visible ne suffit pas.
Vérifiez les informations de relecture et les informations cachées.
Convertir en PDF ne rend pas sûr
Convertir un fichier Office en PDF ne le rend pas nécessairement sûr.
Le PDF converti peut encore contenir un titre, un auteur et le logiciel de création. De plus, si vous partagez le fichier Office original par un autre chemin, les informations d'auteur y restent.
| Processus | Ce qui peut rester | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| Conversion PDF | auteur et titre | Vérifier les propriétés du PDF |
| Sortie imprimée | marges, en-têtes, filigranes | Vérifier l'apparence |
| Édition collaborative | historique et commentaires | Vérifier le fichier original |
| Partage cloud | nom du propriétaire et historique d'édition | Vérifier l'apparence à la destination de partage |
| Changement de nom de fichier | les informations internes restent | Ne pas juger au seul nom |
Quand vous préparez une copie de publication, vérifiez à la fois le fichier Office original et le PDF converti.
Cependant, si vous téléversez le fichier original vers un service externe de conversion ou d'inspection de documents en ligne, ce service peut recevoir le contenu du document, les informations d'auteur et les informations d'accès. Pour les documents à haut risque, privilégiez la conversion et l'inspection dans un environnement local.
Procédure de vérification
Quand vous manipulez des fichiers Office anonymement, créez une copie de publication.
| Étape | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| 1 | Ne pas publier directement le fichier original |
| 2 | Créer une copie de publication |
| 3 | Vérifier auteur, nom d'entreprise et dernière modification par |
| 4 | Vérifier commentaires, modifications suivies et feuilles masquées |
| 5 | Vérifier nom de fichier, nom de dossier et liens |
| 6 | Revérifier après conversion en PDF ou autre format |
| 7 | Vérifier si le nom du propriétaire apparaît à la destination d'envoi |
Pour les documents de lancement d'alerte ou de reportage, il existe des situations où il ne faut pas décider seul de la manière de traiter le fichier.
Il faut penser à la fois à la valeur probante et à l'anonymat.
Situations typiques où les informations d'auteur restent
Les informations d'auteur sont insérées à des endroits que la personne ne remarque pas toujours.
Les documents créés sur un PC fourni par l'entreprise, les documents créés avec un compte scolaire, les fichiers créés sous un utilisateur OS portant un nom personnel et les documents édités collaborativement peuvent contenir des informations sur l'environnement de création.
| Situation | Informations susceptibles de rester | Point d'attention |
|---|---|---|
| Créé sur un PC d'entreprise | nom d'entreprise, nom d'utilisateur | Se relie à l'organisation |
| Créé avec un compte scolaire | nom d'école, e-mail | Des informations sur mineurs ou étudiants peuvent apparaître |
| Édition collaborative | noms d'éditeurs, commentaires | Implique d'autres personnes |
| Utilisation d'un modèle | nom de modèle interne | Service ou projet devient visible |
| Créé sur un PC personnel | nom d'utilisateur OS | Un vrai nom peut être inclus |
Les fichiers Office portent des informations sur l'environnement où ils ont été créés.
Si vous publiez anonymement, vérifiez aussi les informations de l'environnement de création.
Revérifier après suppression
Même si vous pensez avoir supprimé les informations d'auteur, un nom peut rester ailleurs.
Vérifiez commentaires, modifications suivies, feuilles masquées, liens, noms de fichier et propriétés après conversion PDF. Dans Excel en particulier, il est important de ne pas juger seulement par les feuilles visibles.
| Emplacement à vérifier | Information à regarder |
|---|---|
| Propriétés du document | auteur, nom d'entreprise, titre |
| Commentaires | noms, notes internes |
| Modifications suivies | éditeurs, changements |
| Informations cachées | feuilles masquées, notes |
| PDF converti | informations d'auteur côté PDF |
Les informations d'auteur ne concernent pas seulement la personne qui publie.
Les noms de coéditeurs, supérieurs, collègues, enseignants, étudiants et membres de la famille peuvent aussi rester. Pour l'anonymat, vérifiez non seulement si votre propre nom apparaît, mais aussi si les noms des personnes impliquées apparaissent.
Prudence avec les fichiers Office reçus
Les informations d'auteur dans les fichiers Office ne concernent pas seulement les fichiers que vous avez créés vous-même.
Si vous publiez tels quels des documents reçus de quelqu'un d'autre, vous pouvez envoyer à l'extérieur son nom, le nom de son organisation et son historique d'édition. Pour l'anonymat, il faut protéger non seulement vos propres informations, mais aussi celles des fournisseurs et personnes impliquées.
| Information reçue | Risque |
|---|---|
| Nom d'auteur | Le fournisseur du document devient visible |
| Nom d'entreprise | L'organisation affiliée devient visible |
| Commentaires | Des conversations internes apparaissent |
| Modifications suivies | L'ordre des personnes impliquées devient visible |
| Nom de fichier | Projet ou service devient visible |
Avant de publier un fichier Office reçu, créez une copie de publication et vérifiez les informations d'auteur.
Séparer l'environnement de création
Pour les documents où l'anonymat compte, il est plus sûr de séparer l'environnement dès la création.
Si vous utilisez un environnement Office utilisé sous votre vrai nom, un PC d'entreprise, un compte scolaire ou un stockage cloud personnel, les informations d'auteur et de partage ont plus de chances d'être insérées. On peut les supprimer plus tard, mais la charge de vérification est moindre si les environnements ne se mélangent pas dès le départ.
| Environnement | Problème probable | Manière de penser |
|---|---|---|
| PC d'entreprise | nom d'entreprise ou d'utilisateur inséré | Ne pas l'utiliser pour une publication anonyme |
| Compte scolaire | nom d'école ou e-mail restant | Le séparer de l'activité personnelle |
| Cloud personnel | nom du propriétaire visible | Utiliser un chemin de partage séparé |
| Utilisateur OS habituel | nom d'utilisateur réel inséré | Préparer un environnement de publication |
| Édition collaborative | noms des personnes impliquées restants | Organiser en copie de publication |
Même si vous séparez l'environnement de création, il faut toujours vérifier le corps du texte et le nom de fichier.
Mais en n'utilisant pas dès le départ l'environnement sous identité réelle, vous réduisez les informations que vous pourriez oublier de retirer ensuite. Pour l'anonymat, l'important n'est pas seulement la suppression, mais aussi une conception qui évite le mélange.
Résumé
Les fichiers Office peuvent conserver auteurs, noms d'entreprise, dernière modification par, commentaires, modifications suivies, feuilles masquées et liens.
Pour l'anonymat, vérifiez non seulement le corps du texte, mais aussi les informations à l'intérieur du fichier.
Les informations d'auteur peuvent rester même après conversion en PDF.
Avant publication, créez une copie de publication et vérifiez à la fois le fichier original et le fichier converti.
Pour les documents à haut risque, il est aussi important d'utiliser un canal de consultation fiable afin d'équilibrer valeur probante et sécurité.
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ExifTool
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