Informations sur l'auteur et l'organisation laissées dans les fichiers de document

Les fichiers de document conservent des informations autres que le corps du texte.

Word, Excel, PowerPoint, PDF, modèles internes, documents exportés. Ces fichiers peuvent contenir le nom de l'auteur, le nom de l'organisation, le nom du service, le nom de l'appareil, le nom du modèle, l'historique des modifications, les commentaires et une partie des chemins internes.

Dans un lancement d'alerte, ces informations peuvent remonter jusqu'à la personne lanceuse d'alerte ou à son organisation d'appartenance.

Avant d'envoyer un document, il faut vérifier non seulement son apparence, mais aussi les informations internes du fichier.

Qu'est-ce que l'information d'auteur

Les logiciels de création de documents peuvent enregistrer dans le fichier l'auteur ou le nom de l'entreprise.

Cela inclut le nom d'utilisateur, le nom de l'organisation, la dernière personne à avoir enregistré le fichier, les éditeurs, le modèle, la date de création et la date de mise à jour.

Même si le nom a été supprimé du texte, il peut rester dans les propriétés du fichier.

Les informations d'auteur peuvent ne pas être visibles sur l'écran où le document est ouvert. Ainsi, même si la lecture du texte ne semble poser aucun problème, un nom réel, un nom d'entreprise ou un nom d'appareil peut rester dans les informations détaillées ou les propriétés du fichier. Ce sont des informations que les logiciels de création de documents enregistrent automatiquement pour la collaboration et la gestion.

Dans un lancement d'alerte ou une transmission anonyme, cet enregistrement automatique devient un risque. Supprimer le nom du texte ne signifie pas que tout le document a été vérifié.

Où les informations d'organisation restent

Les informations d'organisation ne restent pas seulement dans les propriétés.

Elles peuvent rester dans les en-têtes, pieds de page, commentaires, historiques de modification, liens internes, images intégrées, modèles internes et informations créées lors de la conversion en PDF.

Dans les documents internes, les informations restent plus facilement dans la structure interne que dans l'apparence du document.

Les modèles internes demandent une attention particulière. L'en-tête, le pied de page, le numéro de document, les champs d'approbation, le niveau de confidentialité, le nom du service, les liens internes, les polices et le logo peuvent révéler l'organisation ou le service. Même si le texte est généralisé, l'origine peut apparaître à travers la forme du modèle.

Des informations restent aussi dans les images et graphiques intégrés. Le nom du fichier de l'image collée, les données d'origine, la destination du lien et les informations sur le logiciel de création peuvent rester. Un fichier de document se vérifie en séparant le texte, les informations annexes et les éléments intégrés.

Pourquoi c'est dangereux dans un lancement d'alerte

Dans un lancement d'alerte, les informations d'auteur n'indiquent pas toujours directement la personne lanceuse d'alerte.

Même ainsi, le nom de l'organisation, le nom du service, le numéro de version, le modèle et les commentaires révèlent l'origine du document et le périmètre des personnes qui pouvaient y accéder.

Si la partie qui reçoit les informations ne vérifie pas avant publication, non seulement la personne lanceuse d'alerte, mais aussi les personnes liées peuvent être impliquées.

Dans un lancement d'alerte, l'autre partie ne regarde pas seulement qui a créé le document. Quel type de personne pouvait voir ce document. De quel service vient le modèle. De quelle période vient la version. Qui a commenté. Dans quel dossier le fichier était enregistré. À partir de ces informations, elle réduit le périmètre d'accès possible.

Les informations d'un fichier de document affectent non seulement la personne lanceuse d'alerte, mais aussi les auteurs du document, les personnes chargées de la relecture, les destinataires et les approbateurs. Avant publication, vérifiez s'il existe des informations qui remontent à l'ensemble des personnes concernées.

Manière de vérifier

Un fichier de document se vérifie sous plusieurs angles.

Regardez les propriétés, les commentaires, l'historique des modifications, les en-têtes et pieds de page, les fichiers intégrés et les informations après conversion en PDF.

Changer le format du document ne signifie pas que les informations disparaissent.

Même après conversion de Word en PDF, l'auteur ou des informations issues du fichier d'origine peuvent rester.

La conversion peut réduire certaines informations, mais elle ne les supprime pas toujours. Même lors d'une conversion de Word en PDF, d'Excel en image ou de PowerPoint en PDF, des informations d'auteur, des polices intégrées, des commentaires, des feuilles masquées ou des noms de fichier peuvent rester. Le fichier converti doit être vérifié comme un autre fichier.

Responsabilité de la partie qui reçoit

Le risque des fichiers de document n'est pas seulement un problème pour la partie qui envoie. Les médias, organisations de soutien, points de consultation, coéditeurs et autres destinataires doivent aussi vérifier. Partager ou publier tel quel un fichier reçu peut diffuser des informations sur l'expéditeur ou les personnes concernées.

Pour traiter un document avec prudence, vérifiez trois fois : avant l'envoi, après réception et avant publication. À chaque étape, il est important de ne pas juger seulement à l'apparence.

Attention aux informations que l'on croit supprimées

Dans un document, une information supprimée de l'écran peut rester ailleurs. Un commentaire que l'on croit supprimé reste dans l'historique des modifications. Un nom supprimé du texte reste dans les propriétés. Une image recollée conserve le nom du fichier d'origine. Une conversion en PDF conserve les informations d'auteur.

Pour cette raison, vérifiez à nouveau le document après correction. Séparez le fichier avant modification et le fichier après modification, et ne vérifiez pas seulement une version de publication intermédiaire : vérifiez le fichier final qui sera distribué.

Résumé

Les fichiers de document peuvent conserver des noms d'auteur, noms d'organisation, dernières personnes ayant enregistré, historiques de modification, commentaires, modèles et liens internes.

Dans un lancement d'alerte, ces éléments deviennent des indices sur la personne lanceuse d'alerte, le service, l'origine du document et le périmètre de distribution.

Même si le nom a été supprimé du texte, des informations peuvent rester à l'intérieur du fichier.

Avant d'envoyer un document, de partager un document reçu ou de le publier, vérifiez les propriétés, l'historique des modifications, les commentaires, les en-têtes et pieds de page ainsi que les éléments intégrés.

Il est important de ne pas juger un fichier de document seulement à son apparence.

Outils liés

Articles liés