Información de autor y organización que queda en archivos de documentos

En los archivos de documentos queda información aparte del texto principal.

Word, Excel, PowerPoint, PDF, plantillas internas y materiales exportados. Estos pueden contener nombre de autor, nombre de organización, nombre de departamento, nombre de dispositivo, nombre de plantilla, historial de cambios, comentarios y parte de rutas internas.

En una denuncia de irregularidades, esta información conecta con la persona denunciante o con la organización a la que pertenece.

Antes de enviar un documento, hay que revisar no solo su apariencia, sino también la información interna del archivo.

Qué es la información de autor

El software de creación de documentos puede registrar en el archivo datos sobre la persona autora o el nombre de la empresa.

Incluye nombre de usuario, nombre de organización, última persona que guardó, personas editoras, plantilla, fecha de creación y fecha de actualización.

Aunque borres el nombre del texto principal, puede quedar en las propiedades del archivo.

La información de autor puede no verse en la pantalla al abrir el documento. Por eso, aunque el texto principal parezca no tener problemas, en los detalles o propiedades del archivo pueden quedar nombre real, nombre de empresa o nombre de dispositivo. Es información que el software de creación de documentos guarda automáticamente para colaboración y administración.

En denuncias de irregularidades o envíos anónimos, ese guardado automático se convierte en riesgo. “Borrar el nombre del texto principal” no significa haber revisado todo el documento.

Dónde queda la información de organización

La información de organización no queda solo en las propiedades.

Puede quedar en encabezados, pies de página, comentarios, historial de cambios, enlaces internos, imágenes incrustadas, plantillas internas e información de conversión a PDF.

En materiales internos, la información suele quedar más en la estructura interna que en la apariencia del documento.

Las plantillas internas requieren especial atención. Encabezados, pies de página, números de documento, campos de aprobación, clasificación confidencial, nombres de departamento, enlaces internos, fuentes y logotipos revelan la organización o el departamento. Aunque difumines el texto principal, el origen puede verse por la forma de la plantilla.

También queda información en imágenes y gráficos incrustados. Puede quedar el nombre de archivo de la imagen pegada, los datos originales, el destino del enlace o información del software usado para crearla. En un archivo de documento, revisa por separado el texto principal, la información adjunta y los elementos incrustados.

Por qué es peligroso en una denuncia de irregularidades

En una denuncia de irregularidades, la información de autor no siempre señala directamente a la persona denunciante.

Aun así, el nombre de organización, nombre de departamento, número de versión, plantilla y comentarios permiten saber de dónde salió el material y qué alcance de acceso existía.

Si la parte que recibe no revisa antes de publicar, no solo queda expuesta la persona denunciante, sino también otras personas relacionadas.

En una denuncia de irregularidades, la otra parte no mira solo “quién lo creó”. Quién podía ver ese material. De qué departamento es la plantilla. De qué momento es esa versión. Quién comentó. En qué carpeta estaba guardado. A partir de esa información, reduce el alcance de personas con acceso.

La información de un archivo de documento afecta no solo a la persona denunciante, sino también a quien creó el material, revisores, destinatarios y aprobadores. Antes de publicar, comprueba si hay información que vuelva hacia el conjunto de personas relacionadas.

Cómo pensar la revisión

Un archivo de documento se revisa desde varios ángulos.

Mira propiedades, comentarios, historial de cambios, encabezados y pies de página, archivos incrustados e información después de la conversión a PDF.

Cambiar el formato del documento no significa que la información desaparezca.

Aunque conviertas Word a PDF, puede quedar información de autor o información procedente del archivo original.

La conversión puede reducir información, pero no la elimina necesariamente. Incluso al convertir Word a PDF, Excel a imagen o PowerPoint a PDF, pueden quedar información de autor, fuentes incrustadas, comentarios, hojas ocultas y nombres de archivo. El archivo convertido también se revisa como un archivo distinto.

Responsabilidad de la parte receptora

El riesgo de los archivos de documentos no es solo un problema de quien envía. Medios de comunicación, organizaciones de apoyo, puntos de consulta y personas coeditoras también deben revisarlos. Si comparten o publican tal cual un archivo recibido, pueden ampliar la información sobre quien lo envió y sobre personas relacionadas.

Para manejar documentos con cuidado, revísalos tres veces: antes de enviarlos, después de recibirlos y antes de publicarlos. En cualquier etapa, es importante no juzgar solo por la apariencia.

Cuidado con la información que creías haber eliminado

En los documentos, la información que desaparece de la pantalla puede quedar en otro lugar. Aunque creas haber borrado un comentario, queda en el historial de cambios. Aunque borres un nombre del texto principal, queda en las propiedades. Aunque vuelvas a pegar una imagen, queda el nombre del archivo original. Aunque conviertas a PDF, queda información de autor.

Por eso, vuelve a revisar el documento después de modificarlo. Separa el archivo anterior y el archivo modificado; no revises solo una copia de publicación genérica, sino el archivo final que vas a distribuir.

Resumen

En los archivos de documentos pueden quedar nombre de autor, nombre de organización, última persona que guardó, historial de cambios, comentarios, plantilla y enlaces internos.

En una denuncia de irregularidades, estos datos se convierten en pistas sobre la persona denunciante, el departamento, el origen del material y el alcance de distribución.

Aunque borres el nombre del texto principal, puede quedar información dentro del archivo.

Antes de enviar un documento, antes de compartir materiales recibidos y antes de publicarlos, revisa propiedades, historial de cambios, comentarios, encabezados y pies de página, y elementos incrustados.

Es importante no juzgar un archivo de documento solo por su apariencia.

Herramientas relacionadas

Artículos relacionados