Risiken organisationsspezifischer Sprache
Interne Begriffe, Abkürzungen, Meetingnamen, Projektnamen, Rollenbezeichnungen und Abläufe können trotz entfernter Eigennamen auf Organisation oder Personen hinweisen.
Wenn man anonym über Ereignisse in einer Organisation schreibt, denkt man leicht, es reiche, Firmen- oder Schulnamen zu entfernen.
Wörter, die nur innerhalb einer Organisation genutzt werden, sind jedoch fast so starke Hinweise wie Eigennamen.
Abteilungsabkürzungen, interne Begriffe, eigene Meetingnamen, Projektnamen, Rollenbezeichnungen und Formulierungen von Arbeitsabläufen sind für Außenstehende vielleicht unverständlich, für interne Personen aber sofort erkennbar.
Dieser Artikel ordnet ein, wie organisationsspezifische Sprache mit Anonymität zusammenhängt und wie man sie vor der Veröffentlichung verallgemeinert.
Was ist organisationsspezifische Sprache?
Organisationsspezifische Sprache sind Wörter, die nur innerhalb eines bestimmten Unternehmens, einer Schule, Organisation, Abteilung oder eines Teams verstanden werden.
| Art | Beispiel | Hinweis für Anonymität |
|---|---|---|
| Abteilungsabkürzung | CS, IT-Abteilung, erste Gruppe | Zeigt Zugehörigkeit innerhalb der Organisation |
| Meetingname | Morgenrunde, Regeltermin, XX-Review | Teilnehmende oder Zeitraum werden eingegrenzt |
| Projektname | Interner Codename, Projektname | Zuständige oder beteiligte Abteilungen werden sichtbar |
| Rollenbezeichnung | Eigene Position, teaminterne Bezeichnung | Rückt an Organisationsstruktur heran |
| Arbeitsablauf | Nur dort genutztes Verfahren | Wird zu Information, die nur Interne verstehen |
Allgemeine Leser verstehen diese Begriffe vielleicht nicht.
Für interne Personen sind sie aber starkes Identifikationsmaterial.
Bei Anonymität reicht "Fremde verstehen es nicht" nicht aus. Man denkt: "An wen würde eine wissende Person beim Lesen denken?"
Es bleibt auch nach Entfernen von Eigennamen
Auch wenn Organisations- oder Abteilungsnamen entfernt werden, rückt die Herkunft näher, wenn die Formulierungen bleiben.
| Entfernt | Verbleibender Hinweis |
|---|---|
| Firmenname | Interner Systemname, Meetingname, Abkürzung |
| Abteilungsname | Zuständigkeit, Genehmigungsablauf, Rolle |
| Personenname | Anrede, Beziehung, Funktion |
| Projektname | Zeitlinie, beteiligte Abteilungen, interner Code |
| Ortsname | Meetingraumname, Etage, Bezeichnung der Einrichtung |
Besondere Vorsicht ist bei Whistleblowing, Beratung zu Arbeitsplatzproblemen, Schulproblemen und Vereins- oder Organisationsaktivität nötig.
Was für einen selbst Alltagssprache ist, wird nach außen zu interner Information.
Wie man verallgemeinert
Organisationsspezifische Sprache ersetzt man durch allgemeinere Wörter.
| Ursprüngliche Formulierung | Ersetzungsbeispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Recruiting-Regeltermin | Regelmäßige Besprechung | Zweck der Besprechung nicht unnötig zeigen |
| Erste Entwicklungsgruppe | Eine Abteilung | Bei kleiner Abteilung weiter verallgemeinern |
| Interner Codename | Ein Projekt | Nicht zugleich Zeitpunkt oder Verantwortliche nennen |
| Herr/Frau X, Abteilungsleitung | Vorgesetzte Person, Führungskraft | Beziehung nicht zu eng machen |
| Konferenzraum im 3. Stock der Zentrale | Besprechungsraum am Arbeitsplatz | Präzision des Ortes senken |
Ziel der Ersetzung ist nicht, den Text bedeutungslos zu machen.
Die nötige Bedeutung für Leser bleibt erhalten, während die Genauigkeit sinkt, mit der innerhalb der Organisation Kandidaten eingegrenzt werden.
Unter der Annahme prüfen, dass interne Personen lesen
Texte über Organisationen prüft man unter der Annahme, dass interne Personen sie lesen.
Auch wenn man für externe Leser ausreichend verallgemeinert zu haben glaubt, kann es für interne Personen erkennbar sein.
| Prüffrage | Grund |
|---|---|
| Wird dieses Wort auch außerhalb der Organisation genutzt? | Interne Wörter ersetzen |
| Wie viele Personen kennen dieses Ereignis? | Bei wenigen Kandidaten gefährlich |
| Ist diese Zeitlinie nötig? | Verbindet sich mit Meetings oder Verteilungshistorie |
| Gibt es diese Rolle nur einmal? | Rolle allein kann identifizieren |
| Lässt diese Formulierung die Abteilung erkennen? | Zugehörigkeitsvermutung vermeiden |
Einen riskanten Text anderen zu zeigen, erzeugt selbst neue Offenlegung. Wenn trotzdem Prüfung nötig ist, zeigt man nur das nötige Minimum einer vertrauenswürdigen Beratungsstelle und fragt, welche Organisation oder Abteilung in den Sinn kommt.
Es bleibt auch in Dateien und Bildern
Organisationsspezifische Sprache bleibt nicht nur im Text.
Sie kann auch in PDF-Dateinamen, Office-Dokumentvorlagen, Screenshot-Benachrichtigungen, Aushangtexten in Bildern oder Gesprächen in Audioaufnahmen bleiben.
| Ort | Verbleibende Information |
|---|---|
| Dateiname | Projektname, Abteilungsname, Meetingname |
| Dokumentmetadaten | Firmenname, Vorlage, Ersteller |
| Bild | Whiteboard, Aushang, Namensschild |
| Audio | Interne Begriffe, Anreden, Meetingname |
| URL | Name interner Systeme, Name einer Verwaltungsoberfläche |
Es nützt nichts, nur den Text zu korrigieren, wenn organisationsspezifische Sprache in Anhängen bleibt.
Vor der Veröffentlichung prüft man Text, Dateien, Bilder, Audio und URLs zusammen.
Auch zu starke Ersetzung beachten
Organisationsspezifische Sprache einfach nur zu löschen, ist nicht das Thema.
Wenn man auch die Bedeutung entfernt, die Leser brauchen, wird nicht mehr verständlich, worin das Problem besteht. In anonymen Artikeln oder Beratungstexten lässt man die minimal nötige Information zum Verstehen der Lage stehen und senkt zugleich die Genauigkeit, mit der interne Personen Kandidaten eingrenzen.
| Zweck | Information, die bleibt | Information, die fällt |
|---|---|---|
| Beratung zu Arbeitsumfeld | Arbeitsmenge, Weisungskette, problematisches Verhalten | Konkreter Abteilungsname, Meetingname, interne Anrede der vorgesetzten Person |
| Problem in der Schule teilen | Rolle, Art des Problems, nötige Unterstützung | Studienfachname, Kursname, Name eines kleinen Seminars |
| Technischer Problembericht | Auswirkungsbereich, Art der Ursache, Sicht auf Vermeidung | Interner Systemname, Projektcode, Name Verantwortlicher |
| Entwurf für Whistleblowing | Öffentliches Interesse, Art der Belege, Zeitspanne | Dokumentname, Teilnehmende, Details des Verteilers |
Wichtig an dieser Tabelle ist, Bedeutung und Präzision zu trennen.
Bedeutung ist nötig, damit Leser urteilen können. Präzision wird zu einem Hinweis, der Person oder Beteiligte eingrenzt. Beim Bearbeiten für Anonymität lässt man Bedeutung stehen und senkt Präzision.
Nach dem Schreiben mit anderer Leserperspektive ansehen
Bei der Prüfung organisationsspezifischer Sprache liest man den Text mit wechselnden Leserperspektiven erneut.
Als allgemeiner Leser kann ein Problem unsichtbar bleiben. Als Kollegin im selben Arbeitsplatz, Student derselben Schule oder Leitung derselben Abteilung können plötzlich Kandidaten auftauchen.
Beim Prüfen liest man in dieser Reihenfolge erneut.
- Versteht auch ein uninformierter Leser die Bedeutung?
- Fällt Personen aus derselben Branche die Organisation ein?
- Fällt Personen aus derselben Organisation Abteilung oder Person ein?
- Kann eine beteiligte Person den Autor vermuten?
Bei riskanten Inhalten ist der letzte Blickwinkel am wichtigsten.
Anonymität bedeutet nicht nur, vor der breiten Öffentlichkeit verborgen zu sein. Man muss auch bedenken, welche Informationen die Gegenseite kennt, die tatsächlich ein Suchmotiv hat.
Abgrenzung zu anderen Artikeln
Der Umgang mit Beruf und Zugehörigkeit selbst wird ausführlich in "Identifizierung durch Beruf und Zugehörigkeit" behandelt.
Dieser Artikel beschränkt sich darin besonders auf Wörter, die nur innerhalb einer Organisation verstanden werden.
In welcher Granularität man Regions-, Schul- und Arbeitsplatzinformationen verallgemeinert, behandelt "Angaben zu Region, Arbeitsplatz und Schule verallgemeinern".
Wie Eigennamen ersetzt werden, behandelt "Eigennamen sicher verallgemeinern".
Indem die Blickwinkel pro Artikel getrennt werden, wiederholt man nicht einfach dasselbe, sondern reduziert Lücken in der Prüfung vor der Veröffentlichung.
Zusammenfassung
Organisationsspezifische Sprache ist ein starker Hinweis, der Anonymität schwächt.
Auch wenn Firmen- oder Schulnamen entfernt werden, können interne Begriffe, Abteilungsabkürzungen, Meetingnamen, Projektnamen, Rollenbezeichnungen und Arbeitsabläufe für interne Personen erkennbar bleiben.
Wenn man anonym über Organisationen schreibt, ersetzt man sie durch allgemeine Formulierungen.
Trotzdem können Kandidaten eingegrenzt werden, wenn Zeitlinie, Rolle, Region, Dateiname, Bild oder Audio dazukommen.
Vor der Veröffentlichung prüft man, an wen interne Personen beim Lesen denken würden.
Wenn unklare Ausdrücke bleiben, veröffentlicht man nicht überstürzt und stoppt einmal.
Bei Texten, für die Anonymität nötig ist, ist das Verallgemeinern von Wörtern, die nur interne Personen verstehen, genauso wichtig wie das Entfernen von Eigennamen.
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