البيانات الوصفية في ملفات Office

مخاطر البيانات الوصفية في Office

مستندات Office صيغة يصعب التعامل معها من منظور إخفاء الهوية.

قد تحتفظ Word وExcel وPowerPoint بمعلومات المؤلف، وتاريخ التغييرات، والتعليقات، والأوراق المخفية، والقوالب، والمسارات الداخلية، ومعلومات التحرير التعاوني. حتى إذا ظننت أنك حذفت شيئًا من المظهر، قد تبقى عملية العمل داخل الملف.

يرتب هذا المقال مخاطر بيانات Office الوصفية. أما الحديث المحصور في معلومات المؤلف فيُعالج في “معلومات المؤلف في ملفات Office”.

ما هي البيانات الوصفية في Office؟

البيانات الوصفية في Office هي معلومات مرفقة بالمستند غير نصه الأساسي.

ملفات Office مناسبة للتحرير والعمل التعاوني.

لذلك، عند التعامل معها كملفات للنشر، يجب فحص المعلومات الداخلية.

أشياء يسهل تفويتها في Excel وPowerPoint

يجب الانتباه ليس إلى Word فقط، بل إلى Excel وPowerPoint أيضًا.

في Excel قد تبقى أوراق مخفية، وفلاتر، وتعليقات خلايا، وأسماء معرفة، وروابط خارجية. وفي PowerPoint قد تبقى ملاحظات مقدم العرض، وشرائح مخفية، ومعلومات الصور الأصلية، والتعليقات.

فحص الصفحة المرئية فقط لا يكفي.

تحتاج إلى استخدام وظيفة فحص المستند في التطبيق، وإعادة الفحص بعد التحويل إلى صيغة أخرى.

انتبه أيضًا إلى طريقة المشاركة

غالبًا ما تقترن ملفات Office بالمشاركة السحابية.

حتى إذا حُذفت البيانات الوصفية داخل الملف نفسه، قد يبقى اسم مالك رابط المشاركة، وتاريخ التحرير، وأذونات الوصول، والمعلومات الموجودة داخل URL.

في إخفاء الهوية، افحص مسار المشاركة أيضًا، لا الملف فقط.

مسار إعداد ملف للنشر

عند إعداد مستند Office للنشر، افصل ملف التحرير عن ملف النشر.

قد يحتاج ملف التحرير إلى التاريخ والتعليقات. لكن إذا نُشر كما هو، ستظهر عملية الإنشاء والمشاركون.

إنشاء نسخة للنشر يتيح الحفاظ على القيمة الإثباتية وتاريخ العمل مع تقليل المعلومات التي تخرج إلى الخارج.

في الإبلاغ الداخلي والاستشارة القانونية، طريقة حفظ الملف الأصلي مهمة أيضًا.

مواقف لا ينبغي فيها تسليم ملف Office كما هو

في المواقف التي تكون فيها المجهولية مهمة، قد توجد حالات لا ينبغي فيها تسليم ملف Office كما هو.

خصوصًا في الإبلاغ الداخلي، ومشكلات العمل، ومشكلات المدرسة، وحماية المصادر، قد تضيق معلومات المؤلف وتاريخ التحرير نطاق الأشخاص المعنيين.

مستندات Office بارعة في إبقاء آثار العمل التعاوني.

هذا مفيد في العمل، لكنه خطر في النشر المجهول. معلومات من عدّل ماذا ومتى وأين قد تصبح مؤشرًا أقوى من المحتوى نفسه.

عند التعامل مع مستندات مستلمة

انتبه ليس فقط إلى مستندات Office التي أنشأتها بنفسك، بل أيضًا إلى المستندات التي تتلقاها من الآخرين.

في الإبلاغ الداخلي، والعمل الصحفي، والاستشارة، قد تتلقى مستندات أنشأها مقدم معلومات. قد تحتوي هذه المستندات على معلومات عن مقدمها، أو الزملاء، أو المنظمة، أو الجهاز، أو السحابة.

المستندات المستلمة غالبًا تحتوي على معلومات لا يلاحظها الشخص نفسه.

قبل النشر أو المشاركة، افحص دائمًا باستخدام نسخة منفصلة.

لا تتوقف عند فحص المستند

تتضمن Office وظائف لفحص المعلومات الشخصية والمعلومات المخفية داخل المستند.

هذا مفيد، لكنه لا يكفي لتسليم فحص المجهولية كله إليه. المعلومات التي يعثر عليها فحص المستند تختلف عن المعلومات التي يستنتجها القارئ من النص أو الجداول. المصطلحات الداخلية، وأسماء القضايا، والاختصارات التي لا يستخدمها إلا قسم معين، وترتيب الجداول، والنص داخل الصور قد يصعب الحكم عليها بالفحص الآلي وحده.

في النشر المجهول، اجمع بين فحص الأدوات وقراءة الإنسان.

لا تفكر “إنه آمن لأن الوظيفة حذفته”. أعد قراءة المستند النهائي الذي سيُنشر من منظور الطرف المستلم.

خلاصة

قد تشمل بيانات Office الوصفية المؤلف، واسم الشركة، وتاريخ التغييرات، والتعليقات، والأوراق المخفية، وملاحظات مقدم العرض، والروابط، ومعلومات التحرير التعاوني.

في إخفاء الهوية، القاعدة الأساسية هي عدم نشر ملفات Office كما هي.

أنشئ نسخة للنشر وافحص فحص المستند، والمعلومات المخفية، والتعليقات، والروابط، وأسماء الملفات، ووجهات المشاركة.

حتى إذا حُوّل الملف إلى PDF، يجب فحص البيانات الوصفية بعد التحويل.

مستندات Office صيغة قد تسلم ليس النص فقط، بل بيئة العمل أيضًا.

أدوات ذات صلة

مقالات ذات صلة